Réunion de recrutement : la checklist d’organisation

Une réunion de recrutement demande de coordonner les candidats, les intervenants et la logistique sur une même journée. Commence par confirmer la date, réserver la salle et définir le public visé, puis avance vers les invitations et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, la commande traiteur et le matériel technique. Cette checklist t’aide à suivre les 55 tâches du plan dans le bon ordre, sans oublier l’accueil ni les dossiers remis aux candidats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Réserver la salle
Définir le public cible du recrutement
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rassembler les textes d’offre d’emploi
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Publier les offres d’emploi en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Envoyer un rappel
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers de candidature
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Aménager les tables des offres d'emploi
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Assurer l'accueil
Animer les présentations
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Mener les entretiens d’embauche
6 personnes
Orienter les visiteurs vers les conférences
2 personnes
Noter les candidatures aux postes vacants
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Assurer le suivi des inscriptions
2 personnes
Confirmer les rendez-vous de candidature
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Affichesqté 12
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et la date dès le départ : prévois assez de places pour les candidats, les intervenants et l’équipe d’accueil, avec un comptoir d’inscription clairement visible dès l’entrée.
Envoie les invitations avant la publication sur les réseaux sociaux et traite les inscriptions au fil de l’eau. Confirme chaque inscription, puis programme un rappel quelques jours avant la réunion.
Prépare les textes des offres d’emploi et les dossiers de candidature avant l’arrivée du public. Prévois un badge nominatif par participant confirmé, plus quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le microphone et les haut-parleurs au moins la veille. Vérifie aussi les rallonges et multiprises : une présentation qui fonctionne sur un ordinateur ne garantit pas que la salle soit correctement équipée.
Organise les boissons et le service avant l’ouverture des portes : mets les boissons au frais, prépare les tasses et les verres, puis installe tables, chaises, panneaux indicateurs et affiches dans l’ordre du parcours d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une réunion de recrutement ?: Commence au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les intervenants, publier les offres, recueillir les inscriptions et envoyer un rappel.
Quand envoyer les invitations pour une réunion de recrutement ?: Envoie les invitations environ 3 semaines avant la réunion, puis une confirmation dès que l’inscription est enregistrée. Un rappel 3 à 5 jours avant limite les absences et permet de finaliser les besoins alimentaires.
Que préparer la veille d’une réunion de recrutement ?: La veille, rassemble les présentations, teste tout le matériel technique et vérifie la commande traiteur. Prépare aussi les badges, les dossiers de candidature, les panneaux indicateurs et les boissons à mettre au frais.
Combien de badges prévoir pour une réunion de recrutement ?: Prépare un badge par participant confirmé et ajoute environ 10 % de badges vierges. Pour 40 inscrits, prévois donc 44 badges afin de couvrir les corrections, les invités ajoutés et les inscriptions de dernière minute.

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