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Bewerbungstreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bewerbungstreffen braucht mehr als einen reservierten Raum und passende Stellenanzeigen. Du koordinierst Anmeldungen, Referenten, Präsentationen, Technik, Catering und den Empfang in der richtigen Reihenfolge. Plane die Einladungen und Online-Anzeigen früh genug, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. Kurz vor Beginn zählen vor allem getestete Technik, vorbereitete Namensschilder und vollständige Bewerbungsordner. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Raum reservieren

  • Zielgruppe für die Rekrutierung festlegen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Referenten festlegen

    2 Personen

  • Stellenausschreibungstexte sammeln

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Ernährungswünsche abfragen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Stellenanzeigen online veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Anmeldungen bestätigen

  • Erinnerung senden

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Cateringbestellung prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Bewerbungsordner zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Stellenangebote-Tische einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Begrüßung übernehmen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Bewerbungsgespräche führen

    6 Personen

  • Besucher an Gespräche verweisen

    2 Personen

  • Anmeldungen für Stellenangebote notieren

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Reste gekühlt lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Anmeldungen nachverfolgen

    2 Personen

  • Bewerbungstermine bestätigen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierbretterAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Präsentationsklicker
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 70
  • TischdeckenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • PosterAnz. 12
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • StifteAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllbeutelhalterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Zielgruppe, Programm und Referenten fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du in der Einladung konkrete Uhrzeiten, Themen und Ansprechpartner nennen.
  • Versende die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von etwa sieben Tagen vor dem Treffen. Danach lassen sich Bestätigungen, Erinnerungen und das Catering verlässlich planen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Abspielbarkeit aller Dateien.
  • Bestelle Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und gleiche die Menge mit den bestätigten Anmeldungen ab. Berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche und stelle Getränke, Gläser, Kaffeetassen und Geschirr vor dem Empfang bereit.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Registrierungstheke, Wegweiser, Namensschilder, Sitzplätze und Bewerbungsordner sollten fertig sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Bewerbungstreffen organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin. In den ersten zwei Wochen bestätigst du Raum, Zielgruppe, Programm und Referenten; anschließend folgen Einladungen, Anzeigen und Anmeldungen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Bewerbungstreffen verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa drei Wochen vor dem Treffen. Setze die Anmeldefrist auf ungefähr sieben Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig abschließen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Bewerbungstreffen?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfangstheke, Technik, Namensschilder und Wegweiser ein. Eine vollständige Technikprobe sollte spätestens am Vortag stattfinden und nicht erst beim Einlass.
Was muss man für ein Bewerbungstreffen an Technik vorbereiten?
Bereite Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Präsentationsklicker, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel vor. Teste jedes Gerät mindestens einmal mit den fertigen Präsentationen und halte die Dateien zusätzlich auf dem Laptop bereit.

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