Checklist para organizar tu evento de captación

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el horario y el espacio antes de publicar la convocatoria. Reserva al menos 4 semanas de margen si necesitas confirmar ponentes, preparar materiales y promocionar las vacantes.
• Define el público objetivo antes de redactar las invitaciones. Así podrás adaptar el formulario de inscripción y recopilar desde el principio datos como las necesidades dietéticas.
• No dejes las inscripciones para el último momento: revísalas varias veces durante la semana anterior y confirma cada plaza. Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes del evento.
• Pide las presentaciones a los ponentes con varios días de antelación y prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el micrófono y los altavoces como mínimo el día anterior.
• Prepara la recepción antes de que llegue el primer asistente: coloca el mostrador, las tarjetas de nombre, las carpetas de vacantes y los carteles direccionales. Enfría las bebidas y revisa el pedido de catering el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de captación?

Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, definir el programa, confirmar ponentes y publicar las vacantes. Durante la última semana concentra las confirmaciones, los materiales y la prueba técnica.

¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un evento de captación?

Envíalas cuando la fecha, el horario, el lugar y el programa básico estén confirmados, preferiblemente 3 o 4 semanas antes. Envía un recordatorio adicional entre 24 y 48 horas antes.

¿Cuándo se prueban los equipos del evento?

Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el clic de presentación, el micrófono y los altavoces como mínimo 24 horas antes. Comprueba también los cables alargadores y las regletas para evitar conexiones improvisadas.

¿Cuándo preparo el catering y las bebidas?

Revisa el pedido de catering y las necesidades dietéticas entre 3 y 5 días antes. Enfría las bebidas y prepara la vajilla el mismo día, antes de montar la recepción y las mesas.

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