Checklist voor het organiseren van een 1-uursloop

Een 1-uursloop vraagt vooral om een strakke route, duidelijke communicatie en genoeg mensen op vaste plekken. Leg eerst datum, locatie, deelnemerslimiet en eventuele meldingen vast; werk daarna de route en taakverdeling uit. In de laatste week controleer je inschrijvingen, startnummers, weersverwachting en materialen. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare start- en finishzone, zichtbare route-aanduiding en vrijwilligers die weten wat ze moeten doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Route bepalen en uitwerken
3 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Taken onder vrijwilligers verdelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligersinstructies versturen
Startnummers en routekaarten printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Weersverwachting controleren
Route en draaiboek klaarleggen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Start- en finishzone afzetten
4 personen
Tafels en tenten opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Routepijlen en waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
Kilometer- en keerpuntborden plaatsen
3 personen
Waterpost inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Startvak indelen
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startsein geven
2 personen
Routepost bemannen
6 personen
Tijd en rondes registreren
3 personen
Water en sportdrank serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Hersteldrank en fruit serveren
3 personen
Prijzen en herinneringen uitdelen
2 personen
Deelnemers informeren over uitslag

Nazorg

Afval inzamelen
4 personen
Routeborden en linten verwijderen
4 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen tellen en inpakken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag en bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 240
Routepijlenaantal 30
Kilometerbordenaantal 10
Keerpuntbord
Start- en finishboog
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 30
Telfichesaantal 300
Medaillelintenaantal 120

Apparatuur

Stopwatchesaantal 4
Megafon
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Keuken

Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Start- en finishdoekenaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijperaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole niet pas op de wedstrijddag. Loop het volledige parcours vooraf na en controleer kruisingen, keerpunten en plekken waar routepijlen, kilometerborden en verkeerskegels nodig zijn.
Stuur deelnemersinformatie en vrijwilligersinstructies uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin het verzamelpunt, de starttijd, de route, de taakverdeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak startnummers vooraf klaar en leg veiligheidsspelden per nummer klaar. Houd de deelnemerslijst naast de startnummers, zodat ontbrekende of dubbele inschrijvingen vóór de start worden opgelost.
Reserveer voor de opbouw minstens 2 uur vóór de start. In die tijd zet je de start- en finishboog, afzetting, inschrijftafels, partytenten en drinkpost klaar zonder deelnemers te hinderen.
Leg techniek en stroom niet op één plek bij elkaar zonder reserve. Test stopwatches en de megafon vóór opening, laad powerbanks op en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de locatie vol staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 1-uursloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor locatie en route, meldingen of vergunningen, vrijwilligers, inschrijvingen en het verzamelen van materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 1-uursloop?: Reken naast de organisator op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 1 bij de start en finish en meerdere mensen langs onoverzichtelijke routepunten. Het exacte aantal hangt af van de route en het aantal deelnemers; maak de taakverdeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de route van een 1-uursloop controleren?: Controleer de route minstens 2 keer: een eerste keer tijdens de voorbereiding en opnieuw 1 tot 3 dagen voor de loop. Kijk vooral naar wegwerkzaamheden, losse obstakels, onduidelijke kruisingen en de zichtbaarheid van routepijlen.
Wat moet ik op de wedstrijddag van een 1-uursloop klaarzetten?: Zorg uiterlijk 1 uur voor de start voor de start- en finishzone, inschrijftafel, startnummers, routepijlen, kilometerborden, afzetlint, verkeerskegels, drinkbekers en tijdregistratie. Leg ook route en draaiboek klaar en wijs iedere vrijwilliger zijn plek toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.