Checklist voor een wereldmuziekfestival organiseren

Een wereldmuziekfestival vraagt om meer dan een goed muziekprogramma. Je regelt tegelijk artiesten, rechten, vergunningen, techniek, catering, veiligheid en een terrein waarop bezoekers makkelijk hun weg vinden. Begin met datum en locatie, leg daarna de belangrijkste leveranciers en muzikanten vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, voorraad en het draaiboek. Gebruik deze checklist als vaste volgorde naast de 67 taken en 63 spullen van het plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muzikanten benaderen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Muziekrechten regelen
Locatie reserveren
Geluid en licht reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Beveiliging reserveren
Toiletten reserveren
Eerste hulp regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Plattegrond maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
4 personen
Lichtapparatuur installeren
3 personen
Stroomvoorziening testen
3 personen
Tenten en kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Bar en buffet inrichten
4 personen
Koelingen vullen
3 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Entree openen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Terrein schoonhouden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eerste hulp ondersteunen
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten en kramen afbreken
6 personen
Podium afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 220
Partytentenaantal 6
Statafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 16
Podiumdelenaantal 12
Podiumpotenaantal 24
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Monitorboxenaantal 4
Diverse audiokabels
DI-boxenaantal 6
Stroomhaspelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Laptopsaantal 2
Betaalterminalsaantal 4
Kassabakkenaantal 4
Prikbordenaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Snoerlichtenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Herbruikbare wijnglazenaantal 80
Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Serveerplankenaantal 20
Serveerschalenaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Voedselbakkenaantal 24

Decoratie

Wereldvlaggenaantal 30
Gekleurde stoffenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Menustandaardsaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordenaantal 16
Programmastandaardsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handvegersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie als eerste vast en reserveer daarna direct geluid, licht, toiletten, beveiliging, catering en eerste hulp. Voor populaire leveranciers kan een termijn van 3 tot 6 maanden nodig zijn.
Bevestig muzikanten schriftelijk en stuur artiesteninformatie uiterlijk 2 weken vooraf. Vermeld daarin speeltijden, aankomst, podiumindeling, kleedkamer en contactpersoon.
Controleer muziekvergunningen en muziekrechten minstens 6 weken voor het festival. Zet ook de einddatum van aanvragen in je draaiboek, zodat een ontbrekend document niet pas bij de opbouw opvalt.
Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers, maar ook voor techniek en vrijwilligers. Teken podium, kleedkamers, statafels, partytenten, toiletten, stroompunten en looproutes op één overzicht.
Plan de laatste terreininspectie 1 dag vooraf en leg materialen per zone klaar. Test luidsprekers, microfoons, monitorboxen, podiumspots, stroomhaspels en verlengkabels voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wereldmuziekfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf. Reserveer locatie, muzikanten, techniek en catering in de eerste 3 maanden; regel vergunningen en muziekrechten uiterlijk 6 weken voor de festivaldatum.
Wanneer moet ik muzikanten boeken voor een wereldmuziekfestival?: Benader muzikanten 6 tot 9 maanden vooraf als je meerdere acts op één dag wilt programmeren. Bevestig programma, speeltijden en technische wensen uiterlijk 8 weken voor het festival.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een wereldmuziekfestival?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf. Sluit aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het festival en verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding, zodat catering aantallen en menu kan vastleggen.
Wanneer maak ik het draaiboek voor een wereldmuziekfestival?: Maak een eerste versie 4 weken vooraf en werk die uiterlijk 1 week voor het festival af. Print op de dag zelf minstens één exemplaar per coördinator en geef vrijwilligers hun indeling vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.