Checklist pour organiser un festival de musique du monde
Un festival de musique du monde demande une coordination précise entre les artistes, le public, les prestataires et les bénévoles. Commencez par fixer la date et le lieu, puis enchaînez les autorisations, la programmation, la technique, la sécurité et l’accueil. Cette checklist rassemble 67 tâches et 63 équipements pour suivre le projet jusqu’au montage de la scène. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme les droits musicaux, les besoins alimentaires ou les câbles de secours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les musiciens
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Demander les autorisations
Gérer les droits musicaux
Réserver le lieu
Réserver son et lumière
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la sécurité
Réserver les toilettes
Prévoir les premiers secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan
2 personnes
Imprimer le déroulé
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Monter la scène
6 personnes
Raccorder le matériel audio
4 personnes
Installer l'équipement d'éclairage
3 personnes
Tester l’alimentation électrique
3 personnes
Monter les tentes et les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer le bar et le buffet
4 personnes
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Ouvrir l’entrée
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Accompagner les spectacles
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Soutenir les premiers secours
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 18
- Chaises pliantesqté 220
- Tentes de réceptionqté 6
- Tables hautesqté 12
- Tabourets de barqté 16
- Éléments de podiumqté 12
- Pieds de scèneqté 24
- Tables de logeqté 4
- Chaises des vestiairesqté 12
Équipement
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 8
- Pieds de microqté 8
- Caissons de monitoringqté 4
- Câbles audio variés
- Boîtiers DIqté 6
- Enrouleurs électriquesqté 8
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Talkies-walkiesqté 10
- Batteries externesqté 6
- Ordinateurs portablesqté 2
- Terminaux de paiementqté 4
- Tiroirs-caissesqté 4
- Panneaux d’affichageqté 2
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lanternes LEDqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 350
- Verres à vin réutilisablesqté 80
- Gobelets à café réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 350
- Couvertsqté 350
- Planches de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 24
Cuisine
- Glacièresqté 8
- Conteneurs à glaceqté 4
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 12
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Louchesqté 12
- Planches à découperqté 6
- Couteaux d’officeqté 6
- Bacs alimentairesqté 24
Décoration
- Drapeaux du mondeqté 30
- Tissus colorésqté 12
- Nappesqté 18
- Supports de menuqté 12
- Badges nominatifsqté 60
- Panneaux indicateursqté 16
- Pupitres de programmeqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 18
- Bacs de tri des déchetsqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 6
- Éponges de nettoyageqté 12
- Balais à mainqté 6
- Brosses de toilettesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et les musiciens le plus tôt possible, puis prévoyez un calendrier avec des échéances à 8, 4 et 1 semaine avant le festival. Les autorisations et les droits musicaux sont souvent réglés trop tard.
- Demandez les besoins alimentaires des artistes et des bénévoles au moment des inscriptions, au moins 2 semaines avant l’événement. Transmettez ensuite ces informations au traiteur avec les horaires d’arrivée et de repas.
- Préparez le plan du site avant de réserver la sonorisation et les toilettes. Il doit montrer la scène, les tentes, les tables, les circulations, les espaces de secours et les zones réservées aux artistes.
- Pour la technique, vérifiez séparément les haut-parleurs, caissons de basses, micros, boîtiers DI, câbles, rallonges et multiprises. Prévoyez une marge de câbles et d’alimentation plutôt que de découvrir un manque au montage.
- La veille, imprimez le déroulé, répartissez les bénévoles et contrôlez les stocks. Le jour du festival, faites une inspection complète du site avant l’ouverture et vérifiez que la scène, l’éclairage, les toilettes et les premiers secours sont accessibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique du monde ?
- Prévoyez au moins 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, des autorisations et une installation technique. Commencez idéalement 9 à 12 mois avant si la date dépend de musiciens très demandés ou d’un lieu à réserver.
- Quand réserver les musiciens et la sonorisation ?
- Contactez les musiciens et réservez le son et la lumière 4 à 6 mois avant le festival. Confirmez ensuite les horaires, les besoins techniques et le programme définitif au plus tard 4 semaines avant.
- Combien de bénévoles faut-il pour un festival de musique du monde ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 participants, puis ajoutez des personnes dédiées à l’accueil, aux artistes, au montage et au rangement. Répartissez les rôles et les horaires au moins 1 semaine avant l’événement.
- Quand préparer le matériel et faire les courses ?
- Vérifiez les stocks et établissez la liste des courses 7 jours avant, puis achetez les produits périssables 1 à 2 jours avant. Préparez le matériel la veille et contrôlez sur place les câbles, l’éclairage, la vaisselle réutilisable et le mobilier.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !