Weltmusikfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort zuerst fest und reserviere die Location, bevor du Musiker, Ton- und Lichttechnik oder Catering verbindlich buchst. So vermeidest du Termine, die später nicht zusammenpassen.
• Beantrage Genehmigungen und regle Musikrechte mehrere Wochen vor dem Festival. Prüfe dabei auch, ob Sicherheitsdienst, Toiletten und Erste Hilfe eigene Fristen oder Nachweise benötigen.
• Plane die Technik nicht nur für die Bühne: Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen, DI-Boxen und passende Audiokabel müssen zum Programm und zur Bühnengröße passen. Reserviere Kabeltrommeln und Verlängerungskabel mit.
• Teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vorher festen Aufgaben und Uhrzeiten zu. Schicke Künstlerinformationen ebenfalls vorab und drucke das Drehbuch zusätzlich aus, damit der Ablauf auch ohne Handy funktioniert.
• Kontrolliere am Vortag Gelände, Bühne, Mobiliar und Beleuchtung. Stelle wiederverwendbare Trink- und Weingläser, Kaffeebecher, Teller und Besteck rechtzeitig bereit, damit der Einkauf nicht am Veranstaltungstag beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weltmusikfestival planen?

Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Künstlern und Programm. Genehmigungen, Musikrechte und Technik solltest du möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin anstoßen.

Was braucht man für ein Weltmusikfestival?

Neben Bühne und Mobiliar brauchst du passende Tontechnik mit Lautsprechern, Mischpult, Mikrofonen, Monitorboxen, Kabeln und DI-Boxen. Außerdem gehören Licht, Toiletten, Sicherheit, Erste Hilfe, Catering und ausreichend Freiwillige zur Grundplanung.

Wann müssen Einladungen für ein Weltmusikfestival verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vorher, damit du Ernährungswünsche, Sitzplätze und Cateringmengen einplanen kannst.

Wann sollte die Bühne für ein Weltmusikfestival aufgebaut werden?

Baue die Bühne möglichst am Vortag auf und plane am Veranstaltungstag zusätzlich mindestens 3 Stunden für Toncheck, Licht, Instrumente und Sicherheitskontrolle ein. Prüfe Kabelwege und Stromversorgung vor dem Einlass.

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