Checklist para organizar un festival de música del mundo

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el recinto y los permisos antes de confirmar el programa: deja al menos 8 semanas para autorizaciones y derechos musicales, especialmente si habrá varios escenarios o artistas internacionales.
• Confirma sonido e iluminación con un inventario por escenario. Cuenta micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, cables, regletas y alargadores; un solo cable olvidado puede retrasar toda la prueba de sonido.
• Asigna los voluntarios por turnos y entrega el plan de trabajo impreso. Prevé como mínimo un responsable para artistas, otro para catering y otro para incidencias durante cada franja de actividad.
• Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y pásalas al catering al menos 7 días antes. Incluye una previsión separada para artistas, voluntarios y público, en lugar de usar una única cifra.
• Haz la inspección final del recinto el día anterior y comprueba escenario, carpas, vestuarios, aseos, primeros auxilios y recorridos de cables. Reserva varias horas para montar las piezas del escenario, focos, altavoces y mesas antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música del mundo?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, tramitar permisos, contratar músicos y proveedores, gestionar derechos musicales y reclutar voluntarios sin concentrar todo en los últimos días.

¿Cuándo hay que contratar el sonido y la iluminación?

Resérvalos al menos 6 semanas antes, cuando el programa musical ya tenga una primera versión. Envía al proveedor los horarios, necesidades de cada artista y número de escenarios para que pueda preparar altavoces, subwoofers, monitores, focos y cableado.

¿Cuándo se debe cerrar el catering del festival?

Confirma el catering entre 2 y 3 semanas antes y entrega las preferencias dietéticas definitivas 7 días antes. Calcula por separado las raciones de público, artistas y voluntarios para evitar que el servicio se quede corto.

¿Qué hay que revisar el día antes del festival?

Haz una inspección completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba el montaje del escenario, la iluminación, el sonido, los vestuarios, las carpas, los aseos, los equipos de primeros auxilios y el inventario de vasos, platos y cubiertos.