Checklist wereldmuziekconcert organiseren

Een wereldmuziekconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je stemt programma, techniek, catering en publieksstromen op elkaar af, terwijl artiesten duidelijke informatie en een bruikbare kleedkamer nodig hebben. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar techniek, ontvangst en uitvoering. Met deze checklist houd je 86 taken en 61 benodigdheden overzichtelijk, van de eerste bevestigingen tot de boodschappen en de laatste controle van nooduitgangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Technische wensen verzamelen
2 personen
Techniekleverancier vastleggen
Cateringafspraken maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie versturen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond maken
Bewegwijzering ontwerpen
Consumptievoorraad bestellen
2 personen
Cateringvoorraad bestellen
2 personen
Technische planning maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Energiepunten controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Programma ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichtcheck uitvoeren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Entree registreren
2 personen
Welkomstinformatie uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Geluidsmix bedienen
2 personen
Licht bedienen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste optreden afronden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Bar en buffet leeghalen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Podium afbouwen
4 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Stoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Bartoog
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Mengtいafel
Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 10
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 16
Jackkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Laptop
Betaalterminalaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 12
Priklichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Wereldmuziekbanierenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Folieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen per artiest uiterlijk 4 weken voor het concert vast. Noteer per optreden de benodigde microfoons, DI-boxen, monitoren, kabels en aansluitingen; zo kan de techniekleverancier één complete planning maken.
Plan de opbouw achteruit vanaf de publieksopening. Reserveer naast soundcheck en podiumwissels ook tijd voor het plaatsen van podiumdelen, podiumtrap, podiumrok, stoelen en bewegwijzering.
Regel catering en consumpties op basis van het verwachte aantal bezoekers én de artiestenlijst. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en controleer of glazen, kopjes, borden, bestek, karaffen en serveerbladen beschikbaar zijn.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen voor het concert definitief. Zet per tijdsblok iemand bij entree, garderobe, bar, artiestenbegeleiding en zaalcontrole; vermeld ook wie tijdens pauzes kan invallen.
Doe de laatste locatiecontrole op de dag zelf, minimaal 2 uur vóór de inloop. Loop nooduitgangen en energiepunten na, test actieve speakers, subwoofers, microfoons en laptopverbindingen en leg het afgedrukte draaiboek bij de productieplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wereldmuziekconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, artiesten en locatie. Regel vergunningen, verzekering en techniek daarna zo vroeg mogelijk, zodat je uiterlijk 4 weken voor het concert de technische wensen kunt vastleggen.
Wanneer moet ik de techniek voor een wereldmuziekconcert regelen?: Leg de techniekleverancier uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Verzamel alle input van artiesten uiterlijk 4 weken voor het concert en plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw en controle.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wereldmuziekconcert?: Reken voor een klein tot middelgroot concert op minimaal 1 vrijwilliger per publieksfunctie: entree, garderobe, bar, zaal en artiestenbegeleiding. Plan daarnaast minstens 2 reservekrachten in voor pauzes, uitval en piekmomenten.
Wanneer moet ik dieetwensen voor het concert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week voor het concert. Geef het definitieve overzicht daarna door aan de catering en controleer bij ontvangst of de maaltijden herkenbaar apart staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.