Checklist para organizar un concierto de música del mundo

Organizar un concierto de música del mundo requiere coordinar artistas, técnicos, público y proveedores sin perder de vista los detalles del recinto. Esta checklist reúne 86 tareas y 61 materiales para seguir el trabajo en orden, desde fijar la fecha y confirmar el programa hasta revisar las salidas de emergencia. También contempla necesidades que suelen llegar tarde, como la información técnica de los grupos, las preferencias dietéticas y la distribución de voluntarios. Úsala como hoja de ruta y adapta los horarios al lugar y al número de actuaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Confirmar el proveedor técnico
Concertar acuerdos de catering
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de los artistas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer el plano
Diseñar la señalización
Pedir el suministro de consumos
2 personas
Encargar suministros de catering
2 personas
Elaborar la planificación técnica
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los puntos de energía
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar el programa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Separar los platos para dietas especiales
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la comprobación de luces
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Registrar la entrada
2 personas
Repartir información de bienvenida
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar a los artistas
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Operar la mezcla de sonido
2 personas
Controlar la iluminación
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Cerrar la última actuación
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Vaciar la barra y el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Bar
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Sillas del vestuariocant. 8
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Jarrascant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 6
Soportes de micrófonocant. 10
Cajas DIcant. 6
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 10
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Portátil
Terminal de pagocant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 12
Guirnaldas de luces con pinzascant. 6

Decoración

Banderas de música del mundocant. 8
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portamenúscant. 12
Carteles direccionalescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las necesidades técnicas de cada artista al menos 3 semanas antes: número de micrófonos, monitores, cajas DI, cables y canales de la mesa de mezclas. Así el proveedor técnico puede preparar el montaje sin improvisaciones.
Confirma permisos, seguro y salidas de emergencia antes de publicar el anuncio. Reserva también tiempo para comprobar los puntos de energía y dibujar un plano con escenario, bar, catering y recorridos del público.
Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y pásalas al catering con varios días de margen. Para servir sin interrupciones, comprueba que haya vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, cuencos y jarras antes de la llegada del público.
Envía a los artistas un documento único con horarios, accesos, camerinos, pruebas de sonido y contactos. Imprime el plan de trabajo el día anterior y entrega una copia a cada responsable y al equipo técnico.
Asigna voluntarios por turnos y zonas, no solo por tarea: recepción, señalización, camerinos, bar y apoyo al escenario. Haz una reunión breve antes de abrir las puertas y deja visibles las indicaciones y los horarios actualizados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música del mundo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si participan varios artistas o necesitas permisos y proveedor técnico. Deja cerrados el programa, el lugar, el seguro y las necesidades técnicas al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido para un concierto?: Confirma el proveedor técnico y la lista de necesidades entre 3 y 4 semanas antes. La planificación final debe incluir mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cajas DI y cableado.
¿Cuándo se recogen las preferencias dietéticas de los asistentes?: Incluye la pregunta durante las inscripciones y cierra los datos entre 5 y 7 días antes del concierto. Envía entonces al catering el número de menús especiales y cualquier alergia comunicada.
¿Qué hay que revisar el día del concierto?: Haz una revisión final entre 2 y 3 horas antes de abrir: energía, salidas de emergencia, señalización, escenario, camerinos, sonido, catering y materiales. Comprueba también que los voluntarios tengan su turno y que el plan de trabajo impreso esté disponible.

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