Organiser un concert de musique du monde : la checklist

Un concert de musique du monde demande une coordination précise entre artistes, technique, accueil et restauration. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis sécurisez les autorisations, l’assurance et les besoins techniques. À l’approche du concert, concentrez-vous sur les inscriptions, le planning des bénévoles, la signalétique et les approvisionnements. Cette checklist regroupe les 86 tâches et 61 fournitures nécessaires pour avancer dans le bon ordre, sans découvrir la veille qu’un élément essentiel manque.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Convenir du prestataire technique
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les artistes
Imprimer le déroulé
Créer le plan
Concevoir la signalétique
Commander les provisions de consommation
2 personnes
Commander les fournitures de catering
2 personnes
Élaborer le planning technique
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Afficher le programme
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Gérer le mixage sonore
2 personnes
Gérer l’éclairage
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Clore la dernière prestation
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Vider le bar et le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Comptoir du bar
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 8
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafesqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 10
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 10
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 12
Ordinateur portable
Terminal de paiementqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de musique du mondeqté 8
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Porte-menusqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu avant de confirmer définitivement les artistes : vérifiez la capacité, les horaires d’accès, les sorties de secours et les points d’alimentation électrique au moins 8 semaines avant le concert.
Demandez les fiches techniques de chaque artiste dès la confirmation. Regroupez ensuite les besoins en microphones, moniteurs de scène, boîtiers DI, câbles et alimentation dans un seul planning technique.
Prévoyez les bénévoles par créneau plutôt qu’en une seule équipe : comptez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les vestiaires et une pour le bar pendant chaque période d’affluence.
Traitez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et transmettez le récapitulatif au traiteur 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi la vaisselle, les carafes, les plateaux et les petits bols, souvent oubliés au dernier moment.
Imprimez le déroulé, le plan et la signalétique avant le jour J. Gardez une version de secours sur un ordinateur portable et contrôlez les sorties de secours avant l’ouverture au public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique du monde ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver le lieu, obtenir les autorisations, organiser la technique et recruter les bénévoles sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand faut-il réserver la salle pour un concert de musique du monde ?: Réservez-la au moins 8 semaines avant la date prévue, surtout si le concert comprend plusieurs spectacles et un espace de restauration. Vérifiez dès la réservation les horaires de montage, de balances et de démontage.
Quand envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ?: Envoyez les invitations et publiez l’annonce environ 4 à 6 semaines avant le concert. Fermez les inscriptions 7 jours avant si vous devez transmettre un nombre précis de repas ou de places au traiteur.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de musique du monde ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les vestiaires et 1 pour le bar par créneau d’affluence. Ajoutez 2 personnes pour l’installation et le rangement, puis répartissez les horaires dans un planning écrit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.