Weltmusikkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weltmusikkonzert braucht früh klare Absprachen zwischen Veranstaltungsort, Künstlern, Technik und Catering. Lege zuerst Datum und Programm fest, bestätige die Auftritte und reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, technische Planung, Verpflegung und die Einteilung der Freiwilligen. Plane in der letzten Woche einen Kontrolltermin für Strompunkte, Notausgänge, Beschilderung und die Ausstattung ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Auftritte einplanen
2 Personen
Location reservieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Technikdienstleister festlegen
Catering-Vereinbarungen treffen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ankündigung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen versenden
Drehbuch ausdrucken
Lageplan erstellen
Beschilderung entwerfen
Verbrauchsmaterial bestellen
2 Personen
Cateringvorrat bestellen
2 Personen
Technische Planung erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Strompunkte überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Programm aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichtcheck durchführen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Einlass registrieren
2 Personen
Willkommensinformationen verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Künstler betreuen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Tonmischung bedienen
2 Personen
Licht steuern
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Finalen Auftritt abschließen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Artiesten verabschieden
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Bar und Buffet leerräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
4 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Möbel zurückstellen
3 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Restbestand verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
Bühnenrock
StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 12
Bartheke
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
KaraffenAnz. 12

Ausstattung

Mengtisch
Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 10
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
Laptop
KartenterminalAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Lichterketten mit GlühbirnenAnz. 6

Dekoration

Weltmusik-BannerAnz. 8
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenhalterAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
FolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert und kläre danach Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen sowie Kabel mit dem Technikdienstleister.
Bestätige Auftrittszeiten und Anreise der Künstler schriftlich mindestens 14 Tage vorher. Schicke anschließend Lageplan, Bühnenzugang, Umkleide und Ansprechpartner in einer gemeinsamen Information.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert. So kann das Catering die Mengen für Getränke, Geschirr und Speisen rechtzeitig festlegen.
Plane pro Helfer eine konkrete Schicht und Aufgabe ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Für Einlass, Garderobe, Bühne, Bar und Abbau sollten die Zuständigkeiten vor dem Veranstaltungstag feststehen.
Führe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem Einlass einen Rundgang durch. Prüfe dabei Notausgänge, Stromversorgung, Beschilderung, Bühne, Mischplatz, Sitzordnung und die bereitgelegten Verbrauchsmaterialien.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weltmusikkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Location. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Welche Technik braucht ein Weltmusikkonzert?: Das hängt von Besetzung und Raum ab, aber prüfe mindestens aktive Lautsprecher, Bühnenmonitore, passende Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie XLR- und Jackkabel. Lass dir von jeder Band eine technische Liste geben und gleiche sie 4 bis 6 Wochen vorher mit dem Dienstleister ab.
Wann sollte man Einladungen für ein Weltmusikkonzert verschicken?: Verschicke Einladungen und die Online-Ankündigung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer klaren Frist, idealerweise 7 Tage vor dem Konzert.
Was muss man am Tag des Weltmusikkonzerts kontrollieren?: Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für den Aufbau- und Sicherheitsrundgang ein. Kontrolliere Notausgänge, Strompunkte, Bühne, Beschilderung, Sitzplätze, Bar, Garderobe und die Technik, bevor das Publikum eintrifft.

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