Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligerstraining

Een vrijwilligerstraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een presentatie. Je moet deelnemers op tijd uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen bijhouden en de trainingsruimte praktisch inrichten. Denk ook aan naamkaartjes, hand-outs, werkvormen en een getest beeld- en geluidssysteem. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar ontvangst, zodat de training op de dag zelf zonder zoekwerk kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Trainingsprogramma afronden
2 personen
Presentatie voorbereiden
Werkvormen klaarzetten
2 personen
Trainingsruimte reserveren
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Hand-outs printen
Naamkaartjes maken
Techniek testen
2 personen

Event

Ruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkomstpresentatie geven
Trainingsblok begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Trainingsblok begeleiden
2 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Praktijkoefeningen begeleiden
3 personen
Vragen en afspraken verzamelen
Afsluiting presenteren
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Inventaris controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Presentatiemateriaal archiveren
Aanwezigheidslijst opslaan
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Tafelkledenaantal 6
Registratietafel

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Presentatieklikker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kookwaterketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 35
Richtingbordjesaantal 6
Tafelnummersaantal 6

Training

Flip-overbord
Flip-overvellenaantal 2
Whiteboard
Whiteboardwissersaantal 2
Oefenmaterialenaantal 6

Catering

Buffetbakkenaantal 6
Drankdispensersaantal 2
Koffiemelkkanaantal 2
Suikerbakjesaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en plan één herinnering 5 tot 7 dagen voor de training. Zo houd je tijd over om ontbrekende aanmeldingen en dieetwensen na te vragen.
Rond het trainingsprogramma minimaal 1 week vooraf af. Controleer daarna of de presentatie, werkvormen, flip-overvellen en hand-outs bij elkaar passen en print de hand-outs uiterlijk 2 werkdagen van tevoren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en presentatieklikker op locatie of met dezelfde aansluitingen minstens 1 dag vooraf. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; die worden bij trainingen vaak pas ontdekt wanneer deelnemers al binnenkomen.
Richt de registratietafel 30 minuten voor aanvang in met de deelnemerslijst, naamkaartjes en richtingbordjes. Zet koffie, thee en water klaar voordat de eerste deelnemer arriveert, zodat ontvangst en registratie niet door elkaar lopen.
Plan catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en controleer dit aantal 2 tot 3 werkdagen vooraf. Zet voor koffie en thee kookwaterketels, thermoskannen, bekers en kopjes klaar; controleer ook borden, bestek en serveermateriaal voor de lunch.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligerstraining organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen en de reservering van de trainingsruimte. Rond programma, catering en materialen uiterlijk 1 week vooraf af en doe de techniekcontrole 1 dag van tevoren.
Wat moet ik regelen voor de ontvangst van deelnemers bij een vrijwilligerstraining?: Zet 30 minuten voor aanvang een registratietafel klaar met de bijgewerkte deelnemerslijst, naamkaartjes en richtingbordjes. Houd ook koffie, thee en water beschikbaar vanaf het moment dat de eerste deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik de catering voor een vrijwilligerstraining bestellen?: Bestel de catering zodra het verwachte deelnemersaantal redelijk vaststaat, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen nogmaals 2 tot 3 werkdagen voor de training.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de trainingsruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels en stoelen, registratietafel, presentatieapparatuur, koffie en thee en het lunchbuffet. Kom daarnaast minstens 1 dag eerder langs om aansluitingen en de opstelling te testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.