Checklist para organizar una formación de voluntarios
Una formación de voluntarios necesita más que un programa y una sala reservada. Esta checklist reúne las tareas para gestionar inscripciones, preparar contenidos y dinámicas, coordinar el catering y dejar lista la parte técnica. También contempla la recepción, el registro de asistencia y los materiales que se usan durante la sesión. Sigue el plan por fases para no acabar imprimiendo los handouts o probando el proyector cuando ya están llegando los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Finalizar el programa de entrenamiento
2 personas
Preparar la presentación
Preparar las dinámicas de trabajo
2 personas
Reservar sala de formación
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Imprimir handouts
Hacer tarjetas con nombres
Probar la técnica
2 personas
Evento
Abrir el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Dar la presentación de bienvenida
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar los ejercicios prácticos
3 personas
Recopilar preguntas y acuerdos
Presentar el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar el material de presentación
Guardar la lista de asistencia
Enviar la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mantelescant. 6
- Mesa de registro
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Clic de presentación
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Hervidores de aguacant. 2
- Termoscant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Tazas de cafécant. 35
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 35
- Señales direccionalescant. 6
- Números de mesacant. 6
Entrenamiento
- Atril de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Borradores de pizarra blancacant. 2
- Materiales de prácticacant. 6
Catering
- Bandejas de bufécant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Cafetera con jarracant. 2
- Azucareroscant. 2
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y actualiza la lista de participantes antes de pedir el catering. Así puedes calcular las raciones y detectar a tiempo las preferencias dietéticas.
- Envía un recordatorio entre 2 y 3 días antes con la hora, la dirección de la sala y cualquier indicación de acceso. Incluye también la petición de llegar 10 minutos antes para registrarse.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz y el clic de presentación al menos 24 horas antes. Lleva cables alargadores y regletas: suelen faltar justo cuando cambia la distribución de las mesas.
- Prepara las tarjetas con nombres, los handouts y los materiales de las dinámicas el día anterior. Cuenta una copia y un portanombres por participante, más 2 unidades de reserva.
- Abre el espacio entre 60 y 90 minutos antes de la formación. Reserva tiempo para colocar mesas y sillas, montar la mesa de registro, preparar café y té y organizar el buffet de almuerzo.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una formación de voluntarios?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la sesión. Deja al menos 7 días para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, y usa un recordatorio 2 o 3 días antes.
- ¿Cuánto catering necesito para una formación de voluntarios?
- Calcula una ración de almuerzo por participante y añade un margen del 10 %. Para café, té y agua, prepara bebidas para toda la mañana o la tarde y confirma las cantidades cuando cierres la lista de participantes.
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar la sala de formación?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes. Ese margen permite colocar mesas y sillas, montar el equipo de presentación, preparar el registro y comprobar que el espacio está abierto.
- ¿Qué materiales hacen falta para una formación de voluntarios?
- Prepara los handouts, las tarjetas con nombres, los portanombres, las hojas de rotafolio, el atril y la pizarra blanca según el programa. Cuenta el material para cada participante y añade 2 o 3 unidades de reserva.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!