Checkliste für eine gut vorbereitete Freiwilligenschulung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe das Trainingsprogramm spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin ab. Erst danach lassen sich Präsentation, Arbeitsformen und Handouts zuverlässig fertigstellen.
• Sende 3 bis 5 Tage vor der Schulung eine Erinnerung und aktualisiere die Teilnehmerliste. Prüfe dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
• Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Präsentationsklicker mindestens einen Tag vorher. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob alle Anschlüsse zusammenpassen.
• Plane für Raumöffnung, Tisch- und Stuhlaufbau sowie den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Namensschilder, Wegweiser und Teilnehmerliste sollten dann bereits an ihrem Platz liegen.
• Bestelle das Catering erst nach dem Anmeldeschluss und rechne Getränke für die gesamte Schulungsdauer ein. Kaffee, Tee, Wasser, Geschirr und Servierutensilien werden häufig vorbereitet, aber nicht vollständig bereitgestellt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Freiwilligenschulung organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raumreservierung, Einladungen und Programmplanung. Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin ab.

Wann sollte ich die Erinnerung zur Freiwilligenschulung verschicken?

Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor der Schulung reicht meist aus. Bitte dabei um eine letzte Rückmeldung und aktualisiere anschließend die Teilnehmerliste.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Freiwilligenschulung?

Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Technik, Registrierung und Verpflegung ein. Öffne den Raum so früh, dass ein kurzer Techniktest vor dem Eintreffen der Teilnehmenden möglich ist.

Was muss ich für die Technik einer Freiwilligenschulung prüfen?

Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Präsentationsklicker mindestens 24 Stunden vorher. Kontrolliere zusätzlich zwei Verlängerungskabel und die passenden Anschlüsse.

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