Checklist architectuurwandeling organiseren

Een architectuurwandeling staat of valt met een route die prettig loopt, inhoudelijk klopt en onderweg veilig blijft. Begin daarom met de route en architectuurpunten, controleer daarna reserveringen, vergunningen en gidsen. Pas wanneer de deelnemerslijst groeit, regel je routekaarten, naamstickers, polsbandjes en briefing. Op de dag zelf draait het om duidelijke bewegwijzering, goed verstaanbare uitleg en een verzorgd rust- of eindpunt met drank en catering. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wandelroute samenstellen
2 personen
Architectuurpunten selecteren
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Gidsen vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routebeschrijving uitwerken
Architectuurinformatie controleren
2 personen
Spreekteksten voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers bevestigen
Gidsenbriefing versturen
Polsbandjes en naamstickers sorteren
Routekaarten printen
Infoborden printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Materialen controleren
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Welkomstpunt inrichten
2 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Routepijlen ophangen
2 personen
Gidsen instrueren
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Deelnemersregistratie klaarzetten
2 personen
Geluidstest uitvoeren
2 personen
Laatste routecontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Welkomstwoord geven
Veiligheidsinstructies geven
Groepen indelen
3 personen
Wandeling begeleiden
4 personen
Groepen bij haltes begeleiden
4 personen
Routepijlen controleren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Architectuurquiz begeleiden
Nabespreking begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
2 personen
Infoborden weghalen
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 3

Decoratie

Infobordenaantal 8
Routepijlenaantal 20
Krijtbordenaantal 3
Tafeldecoratieaantal 6

Catering

Routekaartenaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Naamstickersaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 10
Quizformulierenaantal 80
Antwoordkaartenaantal 80
Koffiefiltersaantal 100
Isoleerflessenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakkenaantal 40
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Afwasteilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Handdesinfectieaantal 4
Papieren handdoekenaantal 6
Schoonmaaksprayaantal 3
Afwasmiddelaantal 3
Keukenpapieraantal 6
Toiletpapieraantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4
Paraplu'saantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Stel de route eerst samen en loop haar volledig na voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer per architectuurpunt de loopafstand, oversteekplaatsen, smalle stukken en een alternatief bij slecht weer.
Leg reserveringen, vergunningen en meldingen uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer ook of gidsen op dezelfde tijden beschikbaar zijn en stuur hun briefing niet pas op de ochtend zelf.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de wandeling af en werk daarna één deelnemerslijst bij. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je catering en tafelschikking niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak routekaarten, programmafolders, infoborden en routepijlen uiterlijk de dag ervoor gereed. Sorteer naamstickers en polsbandjes per groep en leg pennen en clipboards bij het ontvangstpunt.
Test de draagbare geluidsinstallatie en draadloze microfoons vóór de start op de eerste en laatste stop. Koel dranken op tijd, zet thermoskannen klaar en controleer verlenghaspels, stekkerdozen en verlichting voordat deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een architectuurwandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, architectuurpunten, reserveringen en gidsen. Controleer de route opnieuw 1 week voor de wandeling en bevestig deelnemers en praktische informatie enkele dagen vooraf.
Hoeveel architectuurpunten passen in één wandeling?: Plan meestal 5 tot 8 architectuurpunten voor een programma van ongeveer 2 tot 3 uur. Reken per stop 10 tot 20 minuten uitleg en houd extra tijd over voor lopen, vragen en onverwachte vertraging.
Wanneer moet ik routekaarten en naamstickers klaarmaken?: Print routekaarten, infoborden en programmafolders uiterlijk 1 dag vooraf. Sorteer naamstickers en polsbandjes per groep en leg minstens 30 minuten voor de start pennen en clipboards klaar.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een architectuurwandeling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van het weer en de catering. Zet water direct klaar en koel overige dranken minimaal enkele uren voor aankomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.