Zo organiseer je een vrijwilligerstraining
Een goede vrijwilligerstraining begint niet met de presentatie, maar met een actuele deelnemerslijst en een helder programma. Werk daarna in deze volgorde: ruimte reserveren, werkvormen en materialen voorbereiden, catering regelen en de ontvangst organiseren. Plan de praktische controles ruim vóór de trainingsdag, want dieetwensen, techniek en hand-outs worden vaak te laat opgepakt. Met dit plan houd je zicht op alle 47 taken en 37 benodigde spullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Herinnering versturen
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Deelnemerslijst bijwerken
- 6
Trainingsprogramma afronden
2 personen
- 7
Presentatie voorbereiden
- 8
Werkvormen klaarzetten
2 personen
- 9
Trainingsruimte reserveren
- 10
Catering bestellen
- 11
Boodschappenlijst controleren
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Materialen verzamelen
2 personen
- 14
Hand-outs printen
- 15
Naamkaartjes maken
- 16
Techniek testen
2 personen
Event
- 17
Ruimte openen
2 personen
- 18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 19
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
- 20
Registratietafel inrichten
2 personen
- 21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 22
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
- 23
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 24
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 25
Naamkaartjes uitdelen
- 26
Welkomstpresentatie geven
- 27
Trainingsblok begeleiden
2 personen
- 28
Pauzehapjes serveren
2 personen
- 29
Dranken bijvullen
- 30
Trainingsblok begeleiden
2 personen
- 31
Dinerbuffet serveren
3 personen
- 32
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 33
Servies afruimen
2 personen
- 34
Praktijkoefeningen begeleiden
3 personen
- 35
Vragen en afspraken verzamelen
- 36
Afsluiting presenteren
- 37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 38
Materialen verzamelen
3 personen
- 39
Afval sorteren
2 personen
- 40
Servies afwassen
2 personen
- 41
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 42
Techniek afkoppelen
2 personen
- 43
Inventaris controleren
2 personen
- 44
Materialen retourneren
2 personen
- 45
Presentatiemateriaal archiveren
- 46
Aanwezigheidslijst opslaan
- 47
Deelnemersinformatie nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 35
- Tafelkledenaantal 6
- Registratietafel
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speaker
- Presentatieklikker
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kookwaterketelsaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Koffiekopjesaantal 35
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 35
- Richtingbordjesaantal 6
- Tafelnummersaantal 6
Training
- Flip-overbord
- Flip-overvellenaantal 2
- Whiteboard
- Whiteboardwissersaantal 2
- Oefenmaterialenaantal 6
Catering
- Buffetbakkenaantal 6
- Drankdispensersaantal 2
- Koffiemelkkanaantal 2
- Suikerbakjesaantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Verwerk aanmeldingen direct en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor de training af. Verzamel tegelijk dieetwensen en stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering met tijd, route en praktische informatie.
- Rond het trainingsprogramma minimaal 5 dagen vooraf af. Controleer daarna of de presentatie, werkvormen, flip-overvellen, hand-outs en naamkaartjes bij elkaar passen.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en presentatieklikker uiterlijk 1 werkdag vooraf in de gereserveerde ruimte. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; daar wordt bij de opbouw vaak pas naar gezocht.
- Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en controleer de boodschappenlijst 2 dagen voor de training. Zet koffie, thee, water en lunch zo klaar dat de ontvangst niet afhankelijk is van één persoon.
- Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor het openen van de ruimte en de opstelling. Richt eerst de tafels en stoelen in, sluit de presentatietechniek aan en maak daarna de registratietafel met naamkaartjes en richtingbordjes gereed.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een vrijwilligerstraining?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het reserveren van de trainingsruimte. Rond programma, catering en materialen uiterlijk 5 dagen voor de training af.
- Wanneer stuur je een herinnering voor een vrijwilligerstraining?
- Stuur de herinnering 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route, eventuele voorbereiding en een contactpersoon voor afmeldingen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 60 minuten voor het openen van de ruimte, het opstellen van tafels en stoelen, de registratie en het aansluiten van de techniek. Plan nog 15 minuten extra als je meerdere werkvormen of een lunchbuffet klaarzet.
- Wanneer bestel je catering voor een vrijwilligerstraining?
- Bestel de catering zodra de deelnemerslijst grotendeels bekend is, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Controleer dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 2 dagen voor de training.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!