Checklist pour organiser une formation de bénévoles

Une formation de bénévoles se prépare en plusieurs temps : inscriptions, programme, logistique et accueil le jour J. Cette checklist rassemble les 47 tâches à suivre, de l’envoi des invitations jusqu’à la distribution des badges. Elle couvre aussi le déjeuner, le café, le matériel de présentation et l’installation de la salle. Utilisez-la pour savoir quoi faire d’abord et éviter les préparatifs reportés à la dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Finaliser le programme d'entraînement
2 personnes
Préparer la présentation
Préparer les méthodes d’animation
2 personnes
Réserver la salle d’entraînement
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer les handouts
Créer des badges nominatifs
Tester la technique
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
Faire la présentation de bienvenue
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer le bloc d'entraînement
2 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Encadrer les exercices pratiques
3 personnes
Recueillir les questions et les rendez-vous
Présenter la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Vérifier l’inventaire
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver le matériel de présentation
Enregistrer la liste de présence
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Nappesqté 6
Table d'inscription

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bouilloires de cuissonqté 2
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Tasses à caféqté 35
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 35
Panneaux d’orientationqté 6
Numéros de tableqté 6

Formation

Panneau de paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Tableau blanc
Effaceurs pour tableau blancqté 2
Matériel d’entraînementqté 6

Catering

Bacs à buffetqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Laitier à caféqté 2
Sucriersqté 2

Courses

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux bénévoles afin de répondre. Relancez les personnes qui n’ont pas encore confirmé avant de finaliser la liste des participants.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant la formation. Gardez une liste à jour pour l’accueil et le déjeuner.
Finalisez le programme d’entraînement avant de préparer la présentation et les méthodes d’animation. Prévoyez une version imprimée des handouts pour les participants qui ne pourront pas suivre tout le contenu à l’écran.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte, le cliqueur et les branchements au moins 24 heures avant. Les rallonges et multiprises sont souvent oubliées alors qu’elles déterminent directement l’emplacement des tables.
Arrivez au moins 60 minutes avant le début pour ouvrir la salle, installer les tables et les chaises, préparer la table d’inscription, brancher la technique et mettre en place le café, le thé et le buffet du déjeuner.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation de bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 10 à 14 jours avant la formation. Prévoyez ensuite une relance 3 à 5 jours avant, afin d’obtenir les dernières confirmations et informations alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une formation de bénévoles ?: Comptez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer le mobilier, la table d’inscription, la présentation, les badges et les boissons sans réduire le temps d’accueil.
Quand commander le catering pour une formation de bénévoles ?: Passez la commande 3 à 5 jours avant, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Vérifiez le nombre de participants une dernière fois la veille pour ajuster les quantités.
Que faut-il tester avant une formation de bénévoles ?: Testez au minimum 24 heures avant l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le cliqueur. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises, puis refaites un contrôle rapide à l’ouverture de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.