Checklist voor een goed georganiseerde voorlichtingsavond

Een voorlichtingsavond vraagt om meer dan een programma en een paar presentatoren. Je regelt vooraf de lokalen, aanmeldingen, route-informatie en technische test, zodat bezoekers zonder zoeken op de juiste plek komen. Denk ook aan naamkaartjes, aanwezigheidslijsten, informatiefolders en een plan voor informatie- en cateringtafels. Met deze checklist werk je van datum en programma naar een praktische avond waarop vragen, presentaties en ontvangst goed op elkaar aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en lokalen reserveren
Informatiebijeenkomsten plannen
2 personen
Presentatoren bevestigen
2 personen
Informatie voor bezoekers verzamelen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie op website plaatsen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Parkeerinformatie publiceren
Route naar lokalen uitwerken
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties technisch testen
2 personen
Informatietafels indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden bestellen
Drank- en serviesvoorraad controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijsten printen
Programma's printen
2 personen
Informatiefolders printen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Draaiboek en plattegrond printen
Sleutels en toegang controleren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Entree en ontvangstbalie opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Presentatieruimtes inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons en speakers testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen
Presentatoren ontvangen
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Informatietafels bemensen
8 personen
Openingswoord verzorgen
Voorlichtingspresentatie geven
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dieetwensen controleren
2 personen
Bezoekers naar lokalen verwijzen
3 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Informatietafels afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen terugplaatsen
3 personen
Ramen en deuren controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveer tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoud kannenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 5
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Laptopladersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Kaarshoudersaantal 10
Ledkaarsenaantal 20
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Kabelbindersaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Papieren handdoekenaantal 6
Handdesinfectieaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Informatiefoldersaantal 300
Aanmeldlijstenaantal 10
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Plakbriefjesaantal 10
Stiftenaantal 20
A4-papieraantal 5
Clipboardsaantal 10
Enveloppenaantal 100
Badgehoudersaantal 150
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Kartonaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Fluoriserende hesjesaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Tips

Leg het programma en de lokalen uiterlijk enkele weken vooraf vast. Reserveer per onderdeel voldoende tijd voor binnenkomst, presentaties, vragen en de route naar een volgend lokaal.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Test presentaties, projectoren, schermen, laptops en draadloze microfoons minimaal 2 werkdagen vooraf in de echte lokalen. Controleer ook verlengsnoeren, microfoonstandaards en het geluid vanaf de achterste rij.
Publiceer parkeerinformatie en een route naar de lokalen tegelijk met de uitnodiging. Zet op de avond zelf bewegwijzering bij de ingang en controleer of bezoekers de informatietafels en garderobe direct vinden.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel servies, thermoskannen, warmhoudkannen en afvalbakken na. Leg programma’s, folders, naamkaartjes en geprinte aanwezigheidslijsten per ruimte klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een voorlichtingsavond organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en presentatoren. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de avond, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en vragen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een voorlichtingsavond?: Verstuur uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en open het aanmeldformulier meteen. Plan na ongeveer 10 dagen een herinnering voor mensen die nog niet hebben gereageerd.
Wanneer test je de techniek voor een voorlichtingsavond?: Test laptops, projectoren, projectieschermen, luidsprekers en microfoons minimaal 2 werkdagen vooraf in de gebruikte lokalen. Doe op de avond zelf nog een korte controle voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel catering heb je nodig voor een voorlichtingsavond?: Bestel de catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Houd rekening met het definitieve aantal bezoekers en reserveer een kleine marge voor onverwachte aanwezigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.