Architectuurtour organiseren: checklist en planning

Een architectuurtour vraagt meer voorbereiding dan alleen een interessante route kiezen. Je regelt tegelijk een gids, startlocatie, eventuele museum- en restaurantreservering en duidelijke informatie voor deelnemers. Begin met het thema en de route, verwerk daarna de aanmeldingen en controleer de route op toegankelijkheid. In de laatste week geef je het definitieve aantal door, print je routekaarten en maak je het registratiemateriaal klaar. Zo weet iedereen waar de tour start, hoe lang de route duurt en wat er onderweg geregeld is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgegevens controleren
Architectuurgids reserveren
Startlocatie reserveren
Restaurant reserveren
Museumbezoek reserveren
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
Verzamelpunt vastleggen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Definitief aantal doorgeven
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Programmafolders samenstellen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Dranken koelen
2 personen
Welkomsttafel opstellen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
Museumtickets controleren
Restaurantdetails bevestigen
Gids ontvangen en briefen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma toelichten
Groepsfoto maken
Eerste routeonderdeel begeleiden
2 personen
Dranken uitdelen
2 personen
Tweede routeonderdeel begeleiden
2 personen
Museumbezoek begeleiden
2 personen
Groep naar restaurant begeleiden
2 personen
Diner ontvangen en controleren
2 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afsluitende architectuurquiz begeleiden
Dankwoord uitspreken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routebordjes verzamelen
2 personen
Welkomsttafel afbouwen
2 personen
Afval inzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gids en locaties bedanken
Gevonden voorwerpen terugsturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6
Tafellinnenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbankaantal 3
Verlengkabelaantal 2
Stekkerdoosaantal 2
Telefoonladersaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 4
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8
Tafeldecoratieaantal 4

Papierwaren

Routekaartenaantal 40
Programmafoldersaantal 40
Naamstickersaantal 45
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Quizformulierenaantal 40
Enveloppenaantal 10

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 8
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Herbruikbare afvalbakzakkenaantal 10
Afwasbakkenaantal 2
Sponsjesaantal 6
Theedoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en het thema vroeg vast en controleer daarna alle overstappen, rustpunten en mogelijke obstakels. Houd ook een alternatieve route achter de hand voor wegwerkzaamheden of slecht weer.
Reserveer de architectuurgids, startlocatie, het museumbezoek en het restaurant zodra je een eerste deelnemersaantal hebt. Geef het definitieve aantal uiterlijk volgens de reserveringsvoorwaarden door; wacht daar niet mee tot de dag zelf.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer de deelnemersgegevens voordat je het programma verstuurt. Stuur het programma enkele dagen vooraf, met verzamelpunt, starttijd, route en contactinformatie.
Plan op de dag zelf extra tijd voor registratie en naamstickers. Zet de welkomsttafel vooraf klaar, plaats routebordjes en leg routekaarten, programmafolders, pennen en klemborden binnen handbereik.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Koel dranken, laad de speaker en microfoon op en neem powerbanks, telefoonladers en verlichting mee als delen van de route of ontvangstlocatie weinig stroom of licht hebben.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een architectuurtour organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, thema, gids en reserveringen. Plan de deelnemersregistratie en toegankelijkheidscontrole uiterlijk 2 weken voor de tour.
Wanneer moet ik het definitieve aantal deelnemers doorgeven?: Geef het definitieve aantal door zodra de aanmeldtermijn sluit, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de architectuurtour. Zo kunnen restaurant, museum en catering zich op het juiste aantal instellen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een architectuurtour?: Reserveer naast de rondleiding minimaal 30 minuten voor ontvangst en registratie. Tel bij een route met meerdere gebouwen extra tijd op voor verplaatsingen, uitleg en minstens 1 rustpunt.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een architectuurtour?: Controleer de weersverwachting 24 uur en 2 uur vooraf en activeer zo nodig de alternatieve route. Plan overdekte rustpunten en zorg dat routekaarten en programmafolders droog blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.