Informationsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Informationsabend braucht mehr als Raum, Vortrag und Getränke. Du musst Programm und Moderation festlegen, Einladungen und Anmeldungen steuern, Besucherfragen beantworten und den Weg zu den Räumen klar kommunizieren. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Präsentationen, Mikrofone, Projektoren und Namensschilder tatsächlich einsatzbereit sind. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufräumen durch alle 82 Aufgaben und 80 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Räume und Säle reservieren
Infoveranstaltungen planen
2 Personen
Moderatoren bestätigen
2 Personen
Informationen für Besucher sammeln
3 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbung auf der Website veröffentlichen
Werbung in sozialen Medien posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Weg zu den Räumen ausarbeiten
2 Personen
Präsentationen sammeln
2 Personen
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Infotische einteilen
2 Personen
Cateringmengen bestellen
Getränke- und Geschirrvorrat prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anwesenheitslisten ausdrucken
Programme drucken
2 Personen
Infobroschüren drucken
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte prüfen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Ablaufplan und Lageplan ausdrucken
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingang und Empfangstresen aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Informationstische einrichten
4 Personen
Präsentationsräume einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Empfangsteam einweisen
3 Personen
Moderatoren empfangen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Informationstische besetzen
8 Personen
Eröffnungsrede halten
Informationspräsentation halten
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Führungen begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Diätwünsche prüfen
2 Personen
Besucher zu Räumen lotsen
3 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Letzte Fragen beantworten
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Infotische abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien zurückstellen
3 Personen
Fenster und Türen kontrollieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachricht versenden
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
TischdeckenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltekannenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 5
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 3
Laptop-LadegeräteAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenhalterAnz. 10
StumpenkerzenAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4
KabelbinderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
PapierhandtücherAnz. 6
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Papierwaren

NamensschilderAnz. 150
ProgrammflyerAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 300
AnmeldelistenAnz. 10
StifteAnz. 30
BleistifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebezettelAnz. 10
StifteAnz. 20
A4-PapierAnz. 5
KlemmbretterAnz. 10
UmschlägeAnz. 100
BadgehalterAnz. 150
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 6
TackerAnz. 3
KartonAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12

Tipps

Lege Datum, Programm und Räume zuerst fest – spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Informationsabend. Erst danach solltest du Moderatoren bestätigen und Einladungen mit Anmeldeformular verschicken.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse Ernährungswünsche und offene Besucherfragen spätestens fünf Tage vorher, damit Cateringmengen und Antworten noch angepasst werden können.
Teste jede Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop, Projektor, Lautsprecher und Funkmikrofon mindestens zwei Tage vorher im echten Raum. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Sichtbarkeit der Projektionsleinwand.
Veröffentliche Parkinformationen und den genauen Weg zu den Räumen mindestens eine Woche vorher und wiederhole beides in der letzten Bestätigung. Besucher finden bei großen Gebäuden oft nicht automatisch den richtigen Saal.
Bereite Namensschilder, Anwesenheitslisten, Programme und Infobroschüren am Vortag vor. Stelle außerdem Geschirr, Thermoskannen, Warmhaltekannen und Abfallbehälter bereit, damit der Empfang nicht mit Suchen beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Informationsabend organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. Räume, Programm und Moderatoren sollten innerhalb der ersten zwei Wochen feststehen; Einladungen können danach sofort verschickt werden.
Wann soll ich die Einladungen für einen Informationsabend verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Sende drei bis fünf Tage vorher eine kurze Erinnerung mit Anmeldebestätigung, Parkhinweisen und dem Weg zum Raum.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Informationsabend?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro weiterer Stunde. Bestelle zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, besonders wenn die Anmeldezahl noch schwanken kann.
Wann müssen Präsentationen und Technik getestet werden?: Sammle die Präsentationen spätestens fünf Tage vorher ein und teste sie mindestens zwei Tage vor dem Informationsabend. Führe am Veranstaltungstag noch einen kurzen Funktionstest von Projektor, Ton und Mikrofon durch.

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