Noche informativa: checklist para organizarla sin olvidos

Una noche informativa necesita más que una sala y varias presentaciones. Hay que coordinar inscripciones, ponentes, recorridos por las aulas, equipos técnicos, catering y materiales para quienes asisten. Esta checklist reúne 82 tareas y 80 artículos para seguir el trabajo en orden, desde fijar la fecha hasta preparar las listas de asistencia. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último día: probar los proyectores, imprimir programas y confirmar las preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar espacios y salas
Planificar reuniones informativas
2 personas
Confirmar presentadores
2 personas
Recopilar información para los visitantes
3 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar la promoción en la página web
Publicar promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Desarrollar la ruta hacia las aulas
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
Distribuir las mesas de información
2 personas
Pedir las cantidades de catering
Comprobar el stock de bebidas y vajilla
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir listas de asistencia
Imprimir los programas
2 personas
Imprimir folletos informativos
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Imprimir el programa y el plano
Comprobar llaves y acceso
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la entrada y el mostrador de recepción
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de información
4 personas
Montar las salas de presentación
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Instruir al equipo de recepción
3 personas
Recibir a los presentadores
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Atender las mesas de información
8 personas
Dar el discurso de apertura
Dar la presentación informativa
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Comprobar las necesidades dietéticas
2 personas
Indicar a los visitantes los locales
3 personas
Comprobar los baños periódicamente
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Responder las últimas preguntas
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Desmontar las mesas informativas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los locales
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar los materiales
3 personas
Revisar ventanas y puertas
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Mantelescant. 12
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 20
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 8
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas para servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Jarras térmicascant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Altavocescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 5
Memorias USBcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Cargadores de portátilcant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portavelascant. 10
Velas LEDcant. 20
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 2

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Toallas de papelcant. 6
Desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 4

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 150
Folletos del programacant. 150
Folletos informativoscant. 300
Listas de inscripcióncant. 10
Bolígrafoscant. 30
Lápicescant. 20
Bloc de notascant. 20
Notas adhesivascant. 10
Rotuladorescant. 20
Papel A4cant. 5
Portapapelescant. 10
Sobrescant. 100
Portabadgescant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Cartóncant. 20

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos fluorescentescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de abrir las inscripciones. Así puedes publicar horarios concretos y evitar cambios de última hora para visitantes y presentadores.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y deja el formulario abierto hasta pocos días antes. Reserva tiempo para responder preguntas y corregir datos de inscripción.
Haz una prueba técnica completa entre 3 y 5 días antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos y cables alargadores. No des por hecho que cada aula tiene conexiones compatibles.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y comprueba también vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, jarras y termos. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido final.
Prepara el recorrido y la señalización antes de la llegada del público. Imprime las listas de asistencia, los programas, los folletos y las tarjetas de nombre como mínimo el día anterior, y publica la información de estacionamiento con antelación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche informativa?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, salas, programa y presentadores. Envía las invitaciones unas 3 semanas antes y reserva los últimos 3 días para confirmar inscripciones, materiales y equipos.
¿Cuándo abrir las inscripciones para una noche informativa?: Abre el formulario cuando el programa, las salas y los horarios ya estén confirmados, normalmente 3 o 4 semanas antes. Ciérralo entre 2 y 5 días antes para poder encargar el catering y preparar las listas.
¿Cuándo hay que probar el equipo de una noche informativa?: Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes y repítela el mismo día, al menos 2 horas antes de recibir al público. Comprueba cada presentación, los micrófonos, el sonido, los proyectores, las pantallas y los cables.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una noche informativa?: Deja listos los programas, folletos, tarjetas de nombre y listas de asistencia, y distribuye las mesas informativas. Comprueba también el stock de bebidas y vajilla, el recorrido hacia las aulas y cualquier material que deba estar en cada sala.

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