Zo organiseer je een architectuurtour zonder gaten in het programma

Een architectuurtour staat of valt met een haalbare route en een strak tijdschema. Leg eerst het thema, de startlocatie en het verzamelpunt vast; regel daarna de gids, eventuele museumstop en lunch of diner. Controleer vroeg of de route toegankelijk is en werk een alternatief uit voor slecht weer of afgesloten locaties. Pas wanneer de aanmeldingen binnen zijn, geef je het definitieve aantal door en maak je routekaarten, naamstickers en programmafolders klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemersgegevens controleren
7
Architectuurgids reserveren
8
Startlocatie reserveren
9
Restaurant reserveren
10
Museumbezoek reserveren
11
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
12
Alternatieve route vastleggen
13
Rustpunten langs route bepalen
2 personen
14
Verzamelpunt vastleggen
15
Programma naar deelnemers sturen
16
Weersverwachting controleren
17
Definitief aantal doorgeven
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Routekaarten printen
20
Programmafolders samenstellen
2 personen
21
Naamstickers voorbereiden
22
Dranken koelen
2 personen
23
Welkomsttafel opstellen
2 personen
24
Routebordjes plaatsen
2 personen
25
Registratiemateriaal klaarleggen
26
Museumtickets controleren
27
Restaurantdetails bevestigen
28
Gids ontvangen en briefen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Naamstickers uitdelen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Programma toelichten
34
Groepsfoto maken
35
Eerste routeonderdeel begeleiden
2 personen
36
Dranken uitdelen
2 personen
37
Tweede routeonderdeel begeleiden
2 personen
38
Museumbezoek begeleiden
2 personen
39
Groep naar restaurant begeleiden
2 personen
40
Diner ontvangen en controleren
2 personen
41
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Afsluitende architectuurquiz begeleiden
44
Dankwoord uitspreken
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Routebordjes verzamelen
2 personen
47
Welkomsttafel afbouwen
2 personen
48
Afval inzamelen
2 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
2 personen
51
Materialen drogen en opbergen
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Gids en locaties bedanken
54
Gevonden voorwerpen terugsturen
55
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6
Tafellinnenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbankaantal 3
Verlengkabelaantal 2
Stekkerdoosaantal 2
Telefoonladersaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 4
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8
Tafeldecoratieaantal 4

Papierwaren

Routekaartenaantal 40
Programmafoldersaantal 40
Naamstickersaantal 45
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Quizformulierenaantal 40
Enveloppenaantal 10

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 8
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Herbruikbare afvalbakzakkenaantal 10
Afwasbakkenaantal 2
Sponsjesaantal 6
Theedoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route in blokken van maximaal 60 tot 90 minuten en leg vooraf minstens één rustpunt vast. Zo voorkom je dat deelnemers afhaken voordat het museumbezoek of restaurant aan bod komt.
Reserveer de architectuurgids, startlocatie, museumstop en het restaurant zodra je een voorlopige datum hebt. Vraag uiterlijk 7 dagen vooraf naar de annuleringsvoorwaarden en bevestig het verwachte aantal deelnemers.
Stuur het programma minstens 5 dagen voor de tour door met starttijd, verzamelpunt, route, contactnummer en kledingadvies. Verzamel dieetwensen en controleer deelnemersgegevens niet pas bij het vertrek.
Loop de route minstens één keer vooraf op toegankelijkheid, toiletten en oversteken. Leg een alternatieve route vast voor slecht weer, wegwerkzaamheden of een gesloten gebouw.
Maak de ontvangstmaterialen de avond ervoor compleet: routekaarten, programmafolders, naamstickers, pennen en registratiemateriaal. Koel dranken op tijd en test speaker, microfoon, powerbank en telefoonladers voordat de groep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een architectuurtour?: Reken voor een compacte tour op 2,5 tot 3 uur, inclusief één rustpunt. Voeg voor een museumbezoek of restaurant ongeveer 60 tot 90 minuten toe en plan tussen onderdelen 15 minuten overgangstijd.
Wanneer moet ik een architectuurgids reserveren?: Reserveer de gids bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je op een vaste dag of met een grotere groep gaat. Bevestig 7 dagen voor de tour de route, starttijd en het definitieve aantal deelnemers.
Hoeveel deelnemers kan ik meenemen op een architectuurtour?: Houd een wandelgroep bij voorkeur op maximaal 15 tot 20 personen per gids. Is de groep groter, splits haar dan in meerdere groepen en laat die minimaal 10 minuten na elkaar vertrekken.
Wanneer stuur ik het programma van de architectuurtour?: Stuur het programma uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld het verzamelpunt, de starttijd, verwachte eindtijd, route, rustpunten, toegankelijkheidsinformatie en een telefoonnummer voor vragen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.