Soirée d’information : la checklist pour tout préparer

Une soirée d’information demande de coordonner les intervenants, les salles, les inscriptions et l’accueil sans laisser les détails techniques au dernier moment. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les invitations, le formulaire d’inscription et la logistique sur place. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans l’ordre, des premières réservations au rangement après l’événement. Elle inclut aussi les points souvent oubliés : stationnement, besoins alimentaires, badges, listes de présence et essais des présentations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les espaces et les salles
Planifier les réunions d’information
2 personnes
Confirmer les présentateurs
2 personnes
Rassembler les informations pour les visiteurs
3 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la promotion sur le site web
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Élaborer le parcours vers les salles
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Répartir les tables d’information
2 personnes
Commander les quantités de restauration
Vérifier les stocks de boissons et de vaisselle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de présence
Imprimer les programmes
2 personnes
Imprimer les brochures d'information
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Imprimer le déroulé et le plan
Vérifier les clés et l’accès
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer l’entrée et le comptoir d’accueil
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d’information
4 personnes
Aménager les espaces de présentation
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Accueillir les présentateurs
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer la permanence aux tables d’information
8 personnes
Faire le discours d’ouverture
Faire la présentation d’information
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vérifier les demandes alimentaires
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les salles
3 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Répondre aux dernières questions
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Démonter les tables d'information
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le matériel en place
3 personnes
Vérifier les fenêtres et les portes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Nappesqté 12
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 4
Carafes isothermesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 5
Clés USBqté 4
Cliques de présentationqté 3
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Bougeoirsqté 10
Bougies LEDqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pancartes de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Serre-câblesqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Essuie-toutqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 4

Papeterie

Badges nominatifsqté 150
Flyers du programmeqté 150
Brochures d’informationqté 300
Listes d’inscriptionqté 10
Stylosqté 30
Crayonsqté 20
Blocs-notesqté 20
Post-itqté 10
Marqueursqté 20
Papier A4qté 5
Presse-papiersqté 10
Enveloppesqté 100
Porte-badgesqté 150
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Cartonqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets fluorescentsqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Conseils

Fixe la date, le programme et les salles au moins 6 à 8 semaines avant la soirée. Confirme ensuite les présentateurs afin de pouvoir rédiger une invitation précise, avec les horaires et les lieux de chaque session.
Ouvre le formulaire d’inscription dès que les informations principales sont validées, idéalement 4 semaines avant l’événement. Demande le nombre de participants, les besoins alimentaires et les questions à transmettre aux organisateurs.
Prépare le parcours des visiteurs avant l’impression des documents : entrée, vestiaire, accueil, salles et tables d’information. Publie les indications de stationnement au moins 7 jours avant, car ce détail est souvent recherché le jour même.
Programme un test technique complet 2 à 3 jours avant l’ouverture. Vérifie chaque ordinateur portable, projecteur, écran, microphone, haut-parleur et rallonge avec les présentations réellement utilisées.
Compte les participants inscrits pour commander la restauration et préparer les badges, listes de présence, programmes et brochures. Garde une marge de 5 à 10 % pour les visiteurs non prévus et vérifie les stocks de boissons, vaisselle et matériel d’accueil la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée d’information ?: Commence environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver les salles, confirmer les présentateurs, ouvrir les inscriptions et organiser la communication sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une soirée d’information ?: Envoie les invitations environ 4 semaines avant l’événement, puis fais un rappel 7 jours avant. Le formulaire d’inscription doit rester ouvert jusqu’à 2 ou 3 jours avant la soirée pour pouvoir ajuster les repas et les documents.
Combien de temps avant tester le matériel de présentation ?: Fais un premier test 2 à 3 jours avant, puis une vérification rapide le jour même, au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Teste les présentations, le son, les microphones, les projecteurs et les rallonges dans chaque salle.
Que préparer pour l’accueil des visiteurs ?: Prépare les badges nominatifs, les listes de présence, les programmes et les brochures au plus tard la veille. Ajoute les indications de stationnement et le parcours vers les salles sur les supports envoyés avant l’événement et à l’entrée.

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