Checklist voor een goed georganiseerde virtuele run

Bij een virtuele run loopt iedereen op een eigen locatie, maar de organisatie moet op één moment wel kloppen. Regel eerst de afstand, datum, inschrijving en betaling; daarna volgen voorwaarden, privacy en communicatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar startnummers, deelnemerspakketten, livestream en techniek. Deze checklist helpt je de 46 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat deelnemers op tijd hun instructies en eventuele medaille ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en afstand bevestigen
Online inschrijfformulier maken
Betalingsgegevens instellen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
Privacytekst publiceren
Aanmeldpagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiebericht publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startinstructies versturen
Herinnering aan deelnemers sturen
Startnummers toewijzen
2 personen
Digitale startnummers maken
Medaillebestelling controleren
Pakketten per deelnemer klaarzetten
3 personen
Adresgegevens controleren
2 personen
Deelnemerspakketten verzenden
2 personen
Livestreamlink instellen
Muziek en aftelvideo klaarzetten
Technische test uitvoeren
2 personen
Uitslagenformulier testen
2 personen
Startlijst exporteren

Event

Werkplek en camera opbouwen
2 personen
Techniek opnieuw controleren
2 personen
Deelnemersinstructies klaarzetten
Online ontvangst openen
2 personen
Deelnemers digitaal inchecken
3 personen
Startuitleg geven
Virtuele start begeleiden
2 personen
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
Tussentijdse berichten plaatsen
Binnengekomen tijden registreren
3 personen
Livestream modereren
2 personen
Finisherfoto's verzamelen
2 personen
Virtuele finish afsluiten

Nazorg

Resultaten controleren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Ontbrekende tijden nabellen
2 personen
Medaille-nazendingen verwerken
2 personen
Foto's archiveren
Gegevens veilig opslaan
Werkplek afbreken
2 personen
Apparatuur schoonmaken
Afval verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Webcamsaantal 2
Smartphonesaantal 3
Statief voor smartphoneaantal 2
USB-microfoonsaantal 2
Hoofdtelefoonsaantal 3
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Bureaulampenaantal 2

Kantoor

Printer
Printpapieraantal 2
Pennenset
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 3
Notitieblokkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Finishermedaillesaantal 120
Sporttapeaantal 4

Verpakking

Verzenddozenaantal 120
Luchtkussenenveloppenaantal 120
Verzendlabelsaantal 130
Inpakpapieraantal 4
Cadeaulintaantal 3

Meubilair

Werktafelsaantal 3
Bureaustoelenaantal 5

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenaantal 30
Vlaggenlijnaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het online inschrijfformulier ruim vóór de promotie. Test ook de betaling en controleer of deelnemersvoorwaarden en privacytekst zichtbaar zijn voordat je de aanmeldpagina publiceert.
Maak een vaste communicatietijdlijn: stuur startinstructies enkele dagen vooraf en een herinnering uiterlijk de dag vóór de run. Vermeld duidelijk hoe deelnemers hun startnummer en resultaat doorgeven.
Controleer adresgegevens voordat je pakketten inpakt. Leg per deelnemer een pakket klaar en houd verzenddozen, luchtkussenenveloppen en verzendlabels bij de hand, zodat ontbrekende adressen niet op het laatste moment vertragen.
Test de livestream, muziek, aftelvideo en het uitslagenformulier minstens één keer gezamenlijk. Gebruik daarbij dezelfde laptops, webcams, USB-microfoons en smartphones die je op de dag zelf inzet.
Bouw de werkplek met camera minimaal 60 minuten vóór de start op. Controleer daarna opnieuw stroom, verlengsnoeren, stekkerdozen, geluid en internet; houd powerbanks en een tweede smartphone beschikbaar als reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een virtuele run organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vóór de loopdatum. Dan heb je tijd voor inschrijving, promotie, betalingen, deelnemersvoorwaarden, verzending en een technische test.
Wanneer moet ik deelnemerspakketten van een virtuele run versturen?: Controleer de adressen en verzend de pakketten uiterlijk 7 dagen vóór de run. Plan daarnaast een laatste controle van startnummers, medailles en labels voordat de verzending begint.
Wanneer stuur ik de startinstructies voor een virtuele run?: Stuur de volledige startinstructies 3 tot 5 dagen vóór het evenement. Verstuur op de dag ervoor nog een korte herinnering met starttijd, livestreamlink en de manier waarop deelnemers hun uitslag indienen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een virtuele run?: Reserveer minimaal 90 minuten op de dag zelf: 60 minuten voor het opbouwen van werkplek en camera en 30 minuten voor een laatste controle. Test de livestream en het uitslagenformulier al 2 tot 3 dagen eerder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.