Checklist para organizar una carrera virtual
Una carrera virtual necesita más preparación que publicar una fecha y una distancia. Debes dejar cerrados el formulario, los pagos y las condiciones antes de abrir las inscripciones, y coordinar después los dorsales, las medallas y los envíos. También conviene probar con antelación la retransmisión, el formulario de resultados y todo el equipo técnico. Esta checklist reúne 46 tareas y 32 materiales para avanzar sin olvidar los detalles que suelen llegar tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha y la distancia
Crear formulario de inscripción online
Configurar los datos de pago
Redactar las condiciones de participación
Publicar el texto de privacidad
Publicar la página de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensaje promocional
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar las instrucciones de salida
Enviar un recordatorio a los participantes
Asignar números de dorsal
2 personas
Crear dorsales digitales
Comprobar el pedido de medallas
Preparar los paquetes por participante
3 personas
Comprobar los datos de dirección
2 personas
Enviar los paquetes de participantes
2 personas
Configurar el enlace de la retransmisión en directo
Preparar la música y el video de cuenta atrás
Realizar prueba técnica
2 personas
Probar el formulario de resultados
2 personas
Exportar la lista de salida
Evento
Montar el puesto y la cámara
2 personas
Volver a comprobar la técnica
2 personas
Preparar las instrucciones para los participantes
Abrir la recepción en línea
2 personas
Registrar digitalmente a los participantes
3 personas
Dar la explicación inicial
Dirigir la salida virtual
2 personas
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
Publicar mensajes intermedios
Registrar los tiempos de llegada
3 personas
Moderar la retransmisión en directo
2 personas
Recopilar fotos de los finalistas
2 personas
Cerrar la final virtual
Seguimiento
Comprobar los resultados
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Llamar para confirmar los horarios que faltan
2 personas
Gestionar envíos posteriores de medallas
2 personas
Archivar fotos
Guardar los datos de forma segura
Desmontar el puesto de trabajo
2 personas
Limpiar el equipo
Recoger la basura
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Portátilescant. 3
- Webcamscant. 2
- Smartphonescant. 3
- Trípode para smartphonecant. 2
- Micrófonos USBcant. 2
- Auricularescant. 3
- Altavoz
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 3
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 2
Oficina
- Impresora
- Papel de impresióncant. 2
- Set de bolígrafos
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
- Bloc de notascant. 4
Material deportivo
- Dorsalescant. 120
- Medallas de finishercant. 120
- Cinta deportivacant. 4
Embalaje
- Cajas de envíocant. 120
- Sobres acolchadoscant. 120
- Etiquetas de envíocant. 130
- Papel de regalocant. 4
- Cinta de regalocant. 3
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 3
- Sillas de oficinacant. 5
Decoración
- Lona de fondo
- Globoscant. 30
- Guirnalda de banderinescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la distancia antes de publicar la inscripción. El formulario debe incluir los datos de pago, las condiciones de participación y el texto de privacidad desde el primer día.
- Envía las instrucciones de salida y un recordatorio en momentos distintos. Así los participantes reciben la información operativa con antelación y vuelven a verla cerca del evento.
- No esperes al último día para preparar los paquetes. Comprueba los datos de dirección, asigna los dorsales y revisa el pedido de medallas antes de embalar cada participante.
- Haz una prueba técnica completa varios días antes: retransmisión, cámara, micrófonos, cuenta atrás y formulario de resultados. Repite la comprobación justo antes de empezar.
- Prepara un puesto de trabajo con portátil, webcam, smartphone en trípode, auriculares, cables y baterías externas. Tener un segundo dispositivo listo reduce el riesgo si falla la conexión o la cámara principal.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo abrir las inscripciones para una carrera virtual?
- Abre la inscripción cuando estén confirmadas la fecha, la distancia, el pago, las condiciones y la privacidad. Hazlo al menos 2 semanas antes de la carrera para disponer de tiempo para gestionar registros y preparar los envíos.
- ¿Cuándo enviar las instrucciones de salida de una carrera virtual?
- Envíalas entre 5 y 7 días antes, con la forma de participar, el horario y el enlace correspondiente. Manda un recordatorio adicional 24 horas antes para evitar que alguien lo pierda.
- ¿Cuándo preparar y enviar los paquetes de participantes?
- Prepara los paquetes después de cerrar las inscripciones y comprobar las direcciones. Intenta enviarlos entre 7 y 10 días antes de la carrera, según el tiempo previsto de entrega.
- ¿Cuándo hacer la prueba técnica de una carrera virtual?
- Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes y vuelve a comprobar la técnica el mismo día. Prueba la retransmisión, la música, el vídeo de cuenta atrás, los micrófonos, la cámara y el formulario de resultados.
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