Zo organiseer je een virtuele run zonder last-minute chaos

Begin niet met de livestream, maar met de basis: datum, afstand, inschrijving en betaling. Daarna werk je in drie sporen: deelnemers informeren, pakketten verzenden en de online start technisch voorbereiden. Controleer adressen en medaillebestellingen voordat je gaat inpakken; één fout daar werkt door tot na de finish. Plan bovendien een volledige test met camera, microfoon, muziek, aftelvideo en uitslagenformulier voordat deelnemers aan de start staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en afstand bevestigen
2
Online inschrijfformulier maken
3
Betalingsgegevens instellen
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
5
Privacytekst publiceren
6
Aanmeldpagina publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotiebericht publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startinstructies versturen
12
Herinnering aan deelnemers sturen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Digitale startnummers maken
15
Medaillebestelling controleren
16
Pakketten per deelnemer klaarzetten
3 personen
17
Adresgegevens controleren
2 personen
18
Deelnemerspakketten verzenden
2 personen
19
Livestreamlink instellen
20
Muziek en aftelvideo klaarzetten
21
Technische test uitvoeren
2 personen
22
Uitslagenformulier testen
2 personen
23
Startlijst exporteren

Event

24
Werkplek en camera opbouwen
2 personen
25
Techniek opnieuw controleren
2 personen
26
Deelnemersinstructies klaarzetten
27
Online ontvangst openen
2 personen
28
Deelnemers digitaal inchecken
3 personen
29
Startuitleg geven
30
Virtuele start begeleiden
2 personen
31
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
32
Tussentijdse berichten plaatsen
33
Binnengekomen tijden registreren
3 personen
34
Livestream modereren
2 personen
35
Finisherfoto's verzamelen
2 personen
36
Virtuele finish afsluiten

Nazorg

37
Resultaten controleren
2 personen
38
Uitslagen publiceren
39
Bedankbericht versturen
40
Ontbrekende tijden nabellen
2 personen
41
Medaille-nazendingen verwerken
2 personen
42
Foto's archiveren
43
Gegevens veilig opslaan
44
Werkplek afbreken
2 personen
45
Apparatuur schoonmaken
46
Afval verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Webcamsaantal 2
Smartphonesaantal 3
Statief voor smartphoneaantal 2
USB-microfoonsaantal 2
Hoofdtelefoonsaantal 3
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Bureaulampenaantal 2

Kantoor

Printer
Printpapieraantal 2
Pennenset
Plakbandaantal 3
Schaaraantal 3
Notitieblokkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Finishermedaillesaantal 120
Sporttapeaantal 4

Verpakking

Verzenddozenaantal 120
Luchtkussenenveloppenaantal 120
Verzendlabelsaantal 130
Inpakpapieraantal 4
Cadeaulintaantal 3

Meubilair

Werktafelsaantal 3
Bureaustoelenaantal 5

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenaantal 30
Vlaggenlijnaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Zet de inschrijfpagina pas live nadat betalingsgegevens, deelnemersvoorwaarden en privacytekst zijn gecontroleerd. Zo voorkom je dat je later gegevens of voorwaarden moet aanpassen bij al aangemelde deelnemers.
Stuur startinstructies uiterlijk 2 dagen voor de run en voeg de livestreamlink, starttijd, afstand en uitleg over het uitslagenformulier toe. Verstuur 24 uur vooraf nog een korte herinnering.
Controleer per deelnemer naam, adres en gekozen gegevens voordat je pakketten inpakt. Leg startnummer, medaille en verzendlabel bij elkaar; tel daarna de pakketten opnieuw voordat ze de deur uitgaan.
Doe minstens 1 volledige technische test op de plek waar je start. Test laptop, webcam, USB-microfoon, luidspreker, verlichting en internetverbinding samen met de muziek en aftelvideo.
Maak de startlijst op de ochtend van de run opnieuw en houd een tweede werkplek of smartphone achter de hand. Zo kun je bij een uitgevallen laptop of camera blijven communiceren en de uitslagen blijven verwerken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een virtuele run organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, afstand, inschrijving en betaling. Houd de laatste 7 dagen vrij voor pakketcontrole, verzending, deelnemersinformatie en de technische repetitie.
Wanneer moet ik deelnemerspakketten versturen voor een virtuele run?: Verstuur pakketten bij voorkeur uiterlijk 7 dagen voor de run, zodat er tijd is voor bezorging en een ontbrekend pakket nog kan worden nagezonden. Controleer adressen voordat je labels print.
Hoe test ik een livestream voor een virtuele run?: Plan minimaal 3 dagen vooraf een test van 30 minuten met dezelfde laptop, webcam, microfoon, luidspreker en internetverbinding als op de dag zelf. Speel ook de aftelvideo af en test het uitslagenformulier met een proefinschrijving.
Wanneer stuur ik de startinstructies voor een virtuele run?: Stuur ze uiterlijk 48 uur voor de start en zet de praktische informatie in één bericht: starttijd, afstand, livestreamlink, startnummer, route-instructies en de manier waarop deelnemers hun uitslag doorgeven. Stuur 24 uur vooraf een herinnering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.