Checklist pour organiser une course virtuelle

Une course virtuelle demande plus qu’un formulaire d’inscription et un lien de livestream. Il faut organiser les paiements, les conditions de participation, les dossards numériques, les kits participants et la collecte des résultats. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, depuis la confirmation de la date et de la distance jusqu’au dernier contrôle technique. Elle vous aide aussi à prévoir les éléments souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les coordonnées d’expédition et le test du formulaire de résultats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la distance
Créer le formulaire d’inscription en ligne
Configurer les informations de paiement
Rédiger les conditions de participation
Publier le texte de confidentialité
Publier la page d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le message promotionnel
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les instructions de départ
Envoyer un rappel aux participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Créer les dossards numériques
Vérifier la commande de médailles
Préparer les kits par participant
3 personnes
Vérifier les coordonnées
2 personnes
Envoyer les kits participants
2 personnes
Configurer le lien du livestream
Préparer la musique et la vidéo du compte à rebours
Effectuer un test technique
2 personnes
Tester le formulaire de résultats
2 personnes
Exporter la liste de départ

Événement

Installer le poste de travail et la caméra
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Mettre les instructions pour les participants à disposition
Ouvrir l’accueil en ligne
2 personnes
Enregistrer les participants numériquement
3 personnes
Donner les consignes de départ
Animer le départ virtuel
2 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Publier des messages intermédiaires
Enregistrer les horaires d’arrivée
3 personnes
Modérer le livestream
2 personnes
Rassembler les photos des finishers
2 personnes
Clore l'arrivée virtuelle

Suivi

Vérifier les résultats
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Relancer les horaires manquants
2 personnes
Gérer les envois de médailles
2 personnes
Archiver les photos
Stocker les données en toute sécurité
Démonter le poste de travail
2 personnes
Nettoyer le matériel
Rassembler les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Webcamsqté 2
Smartphonesqté 3
Trépied pour smartphoneqté 2
Microphones USBqté 2
Casques audioqté 3
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes de bureauqté 2

Bureau

Imprimante
Papier d’impressionqté 2
Set de stylos
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Blocs-notesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Médailles de finisherqté 120
Ruban de sportqté 4

Emballage

Cartons d'expéditionqté 120
Enveloppes à bullesqté 120
Étiquettes d'expéditionqté 130
Papier cadeauqté 4
Ruban cadeauqté 3

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 5

Décoration

Bâche de fond
Ballonsqté 30
Guirlande de fanionsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et la distance avant de publier l’inscription. Gardez ensuite au moins 2 à 3 semaines pour traiter les inscriptions, préparer les kits et expédier les médailles.
Testez le formulaire d’inscription et le paiement avec une inscription fictive avant l’envoi des invitations. Vérifiez notamment les conditions de participation et le texte de confidentialité sur la page publiée.
Envoyez les instructions de départ au moins 3 jours avant la course, puis un rappel 24 heures avant. Indiquez clairement l’heure, la distance, le lien du livestream et la façon de transmettre le résultat.
Préparez les kits par participant après vérification des coordonnées. Imprimez les étiquettes d’expédition en série et contrôlez chaque adresse avant de fermer les cartons ou les enveloppes à bulles.
Faites un test technique complet au moins 48 heures avant le départ : ordinateur portable, webcam, microphone USB, caméra, musique du compte à rebours et formulaire de résultats. Refaites une vérification rapide 30 minutes avant le livestream.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course virtuelle ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de publier l’inscription, traiter les paiements, préparer les dossards et expédier les kits au moins 7 jours avant le départ.
Quand envoyer les instructions de départ pour une course virtuelle ?: Envoyez-les au moins 3 jours avant la course, puis programmez un rappel 24 heures avant. Répétez les informations essentielles le jour même, notamment l’heure de départ et le lien du livestream.
Quand tester la technique d’une course virtuelle ?: Faites un test complet 48 heures avant l’événement et une dernière vérification 30 minutes avant le début. Testez le livestream, la webcam, le microphone, le son, la vidéo du compte à rebours et le formulaire de résultats.
Comment préparer les kits participants d’une course virtuelle ?: Préparez un kit pour chaque inscription confirmée, avec le dossard ou numéro de départ et la médaille prévue. Vérifiez les coordonnées une deuxième fois avant l’impression des étiquettes et l’expédition.

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