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Checkliste für deinen virtuellen Testlauf

Ein virtueller Testlauf braucht mehr Vorbereitung als nur einen funktionierenden Livestream. Du koordinierst Anmeldung, Zahlungsdaten, Teilnahmebedingungen und Datenschutz, verschickst Anweisungen und stellst Teilnehmerpakete zusammen. Kurz vor dem Start müssen Startnummern, Kamera, Mikrofon, Countdown und Ergebnisformular getestet werden. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Organisation, damit am Veranstaltungstag keine Adressen, Kabel oder Zugangsdaten fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Strecke bestätigen

  • Online-Anmeldeformular erstellen

  • Zahlungsdaten einrichten

  • Teilnahmebedingungen erstellen

  • Datenschutzhinweis veröffentlichen

  • Anmeldeseite veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbebeitrag veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startanweisungen versenden

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Digitale Startnummern erstellen

  • Medaillenbestellung prüfen

  • Pakete pro Teilnehmer bereitstellen

    3 Personen

  • Adressdaten überprüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerpakete versenden

    2 Personen

  • Livestream-Link einrichten

  • Musik und Countdown-Video bereitstellen

  • Technischen Test durchführen

    2 Personen

  • Ergebnisformular testen

    2 Personen

  • Startliste exportieren

Event

  • Arbeitsplatz und Kamera aufbauen

    2 Personen

  • Technik erneut überprüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerhinweise bereitlegen

  • Online-Empfang öffnen

    2 Personen

  • Teilnehmer digital einchecken

    3 Personen

  • Startinformationen geben

  • Virtuellen Start begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmerfragen beantworten

    2 Personen

  • Zwischenmeldungen posten

  • Eingegangene Zeiten erfassen

    3 Personen

  • Livestream moderieren

    2 Personen

  • Zielerfotos sammeln

    2 Personen

  • Virtuelles Ziel abschließen

Nachbereitung

  • Ergebnisse prüfen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fehlende Zeiten telefonisch nachverfolgen

    2 Personen

  • Medaillen-Nachsendungen bearbeiten

    2 Personen

  • Fotos archivieren

  • Daten sicher speichern

  • Arbeitsplatz abbauen

    2 Personen

  • Geräte reinigen

  • Abfall sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • WebcamsAnz. 2
  • SmartphonesAnz. 3
  • Stativ für SmartphoneAnz. 2
  • USB-MikrofoneAnz. 2
  • KopfhörerAnz. 3
  • Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 3

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 2

Büro

  • Drucker
  • DruckpapierAnz. 2
  • Stiftset
  • KlebebandAnz. 3
  • SchereAnz. 3
  • NotizblöckeAnz. 4

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 120
  • FinishermedaillenAnz. 120
  • SporttapeAnz. 4

Verpackung

  • VersandkartonsAnz. 120
  • LuftpolsterumschlägeAnz. 120
  • VersandetikettenAnz. 130
  • PackpapierAnz. 4
  • GeschenkbandAnz. 3

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 3
  • BürostühleAnz. 5

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • BallonsAnz. 30
  • WimpelketteAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche Anmeldeformular, Zahlungsdaten, Teilnahmebedingungen und Datenschutzhinweis, bevor du Einladungen verschickst. So müssen Interessierte nicht auf fehlende Informationen warten und du vermeidest Nachfragen zu Zahlung oder Datenschutz.
  • Plane den Versand der Teilnehmerpakete nicht erst für die letzte Woche. Prüfe Adressen, ordne Startnummern zu und packe pro Person ein Paket; für Versandetiketten, Kartons und Luftpolsterumschläge solltest du zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve einplanen.
  • Sende Startanweisungen und eine Erinnerung mit dem Livestream-Link spätestens 24 Stunden vor dem Start. Nenne dabei auch, wann die Teilnehmer online sein sollen und wie sie ihr Ergebnis übermitteln.
  • Führe den technischen Test mindestens 48 Stunden vorher mit genau dem Arbeitsplatz durch, den du später nutzt. Teste Kamera, USB-Mikrofon, Lautsprecher, Kopfhörer, Countdown-Video und Livestream gemeinsam statt nur einzelne Geräte einzuschalten.
  • Exportiere die Startliste nach dem Anmeldeschluss und prüfe sie noch einmal gegen die Zahlungseingänge und Ernährungswünsche. Lege digitale Startnummern und das Ergebnisformular vor Beginn bereit, damit während des Testlaufs niemand manuell gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen virtuellen Testlauf organisieren?
Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin mit Anmeldung, Zahlungsdaten und Teilnahmebedingungen. Plane den technischen Test spätestens 48 Stunden vor dem Start ein.
Wann soll ich die Teilnehmerpakete verschicken?
Verschicke die Pakete, sobald Adressen und Startnummern geprüft sind, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem virtuellen Testlauf. So bleibt Zeit für Nachsendungen oder eine Korrektur der Versanddaten.
Was muss ich beim Techniktest für einen virtuellen Testlauf prüfen?
Teste mindestens Kamera, USB-Mikrofon, Kopfhörer oder Lautsprecher, Livestream-Link und Countdown-Video. Führe den vollständigen Ablauf 48 Stunden vorher einmal durch und prüfe das Ergebnisformular mit einem Probeeinsatz.
Wann verschicke ich die Startanweisungen und die Erinnerung?
Schicke die ausführlichen Startanweisungen etwa 3 Tage vor dem Termin und die kurze Erinnerung spätestens 24 Stunden vorher. Der zweite Versand sollte den Livestream-Link, den Startzeitpunkt und die Vorgehensweise für Ergebnisse enthalten.

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