Checklist voor een acrogymwedstrijd organiseren

Een acrogymwedstrijd vraagt om meer dan een wedstrijdvloer en een programma. Je regelt tegelijk inschrijvingen, jurybezetting, muziek, deelnemersinformatie, vrijwilligers en de inrichting van de zaal. Begin met locatie, reglement en wedstrijdonderdelen; werk daarna toe naar startgroepen, materialen en een duidelijke wedstrijddagplanning. Deze checklist bevat 75 taken en 64 spullen, zodat je ook zaken als juryformulieren, verlengkabels, landingsmatten en locatiesleutels niet op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Muziekbestanden verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startgroepen samenstellen
2 personen
Jurybezetting bevestigen
Programma opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en medailles bestellen
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Printmateriaal voorbereiden
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Wedstrijdvloer inspecteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Medailles en prijzen controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Locatiesleutels ophalen
Wedstrijdvloer leggen
6 personen
Jurytafels opstellen
3 personen
Publiekstribune opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Wedstrijdvloer veilig afzetten
2 personen
Techniek en muziek testen
2 personen
Jurybriefing geven
3 personen
Vrijwilligersbriefing geven
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsmededeling verzorgen
Opwarming begeleiden
2 personen
Startmuziek afspelen
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
Muziek per oefening starten
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Scores invoeren
2 personen
Deelnemers begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Juryvragen afhandelen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Juryformulieren archiveren
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Wedstrijdvloer afbreken
6 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitaire ruimtes controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Acrogymvloer
Landingsmattenaantal 8
Opwarmmattenaantal 12
Markeerschijvenaantal 20
Afzetlintaantal 2
Startnummersaantal 40
Startnummerhoudersaantal 40
Sporttapeaantal 6
Jurytafelschermenaantal 6
Medaillesaantal 45
Bekersaantal 12
Prijszakjesaantal 45

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Oplaadbare batterijenaantal 12

Kantoor

Juryformulierenaantal 200
Programmafoldersaantal 150
Deelnemerslijstenaantal 10
Scorebladenaantal 100
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Papiersnijder
Printerpapieraantal 2
Naamstickersaantal 150
Pennenbakjesaantal 6

Decoratie

Wedstrijdbanneraantal 2
Richtingspijlenaantal 12
Aankondigingsbordenaantal 8
Podiumachtergrond

EHBO

EHBO-koffer
Koelcompressenaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 20
Desinfectiegelaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Verlichting

Batterijlampenaantal 6

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiefiltersaantal 200
Suikerkommenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdonderdelen en het reglement vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo weten deelnemers direct welke informatie en muziekbestanden ze moeten aanleveren.
Bevestig juryleden en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd. Plan niet alleen de jurytafels, maar ook ontvangst, muziek, catering, zaalwacht en het leggen van de wedstrijdvloer.
Stuur deelnemersinformatie zodra de startgroepen en het programma klaar zijn. Vermeld daarin de aankomsttijd, opwarmmomenten, muziekafspraken, startnummers en waar deelnemers hun spullen kunnen neerzetten.
Test de muziekspeler, geluidsset, luidsprekers en draadloze microfoons minstens 1 dag vooraf. Leg oplaadbare batterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende kabel kan het programma direct vertragen.
Inspecteer en leg de acrogymvloer vóór de eerste deelnemers binnenkomen. Controleer daarnaast landingsmatten, opwarmmatten, afzetlint en markeerschijven, en leg deelnemerslijsten, juryformulieren en programmafolders per tafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een acrogymwedstrijd organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, de wedstrijdonderdelen en de juryleden. Reserveer de laatste 2 weken voor inschrijvingen verwerken, startgroepen, vrijwilligers, muziek en deelnemersinformatie.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een acrogymwedstrijd openen?: Open de inschrijving zodra locatie, wedstrijdonderdelen en reglement vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Sluit de inschrijving ongeveer 3 weken vooraf, zodat je dieetwensen, muziekbestanden en startgroepen nog kunt verwerken.
Wanneer moet de wedstrijdvloer klaarliggen?: Leg de wedstrijdvloer en landingsmatten vóór de zaalopening klaar, bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor de eerste warming-up. Gebruik die tijd ook om de vloer te inspecteren, markeringen te plaatsen en de geluidsset te testen.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb ik nodig voor een acrogymwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdonderdelen en startgroepen, maar plan voor elke jurytafel een volledige bezetting en daarnaast minstens 1 vrijwilliger voor ontvangst, muziek, zaalwacht en catering. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig iedereen nogmaals in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.