Checklist voor een goed georganiseerde verzamelaarsbeurs

Een verzamelaarsbeurs staat of valt met een strakke tafelindeling en duidelijke afspraken met verkopers. Leg eerst datum, locatie, voorwaarden en het aantal tafels vast; verwerk daarna de inschrijvingen en wijs iedere verkoper een plek toe. In de laatste week regel je bezoekersinformatie, parkeren, naamkaartjes, tafelnummers en prijslijsten. Op de beursdag zelf heb je naast tafels en stoelen ook wisselgeld, betaalterminals, koffievoorzieningen, verlengkabels en routeborden nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Tafelaantallen vaststellen
2 personen
Verkopersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Tafels aan verkopers toewijzen
2 personen
Bevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Bezoekersinformatie publiceren
Parkeerinformatie delen
Routeborden voorbereiden
Naamkaartjes maken
Tafelnummers maken
Prijslijsten afdrukken
Inschrijflijst afdrukken
Contant wisselgeld opnemen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie openen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Tafels opstellen
5 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verkopersbalie inrichten
2 personen
Ingang en uitgang markeren
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Tafelnummers plaatsen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffieapparaten aansluiten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar tafels wijzen
2 personen
Verkooptafels controleren
3 personen
Entreebalie klaarzetten
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree innen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Zaalrondes lopen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Verkopers uitchecken
3 personen

Nazorg

Verkooptafels leegruimen
5 personen
Tafels en stoelen inklappen
5 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inladen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Verkopersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 40
Stoelenaantal 30
Entreebalie
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 40
Klapkarrenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Gebaksvorkjesaantal 80

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Betaalterminalsaantal 2
Handmicrofoon
Portofoonsaantal 4
Handlampenaantal 4
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Lamineerapparaat
Laminatiefolieaantal 50
Nietmachinesaantal 2
Perforatorsaantal 2
Papiersnijder
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 6
Klembordenaantal 6
Betaalbordjesaantal 4
Kassabonnenrollenaantal 10
USB-opladersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 200
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Tangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 4

Decoratie

Entreebord
Routebordenaantal 8
Tafelnummersaantal 40
Naamkaartjesaantal 80
Pijlenstickersaantal 24
Kleefbandaantal 8
Touwaantal 2
Schrijfbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 2
Waterkannenaantal 6
Koelkrattenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Koffiezetkannenaantal 4
Melkkannetjesaantal 6
Suikerpottenaantal 4
Drankkrattenaantal 6

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Bepaal het aantal tafels voordat je verkopers uitnodigt. Houd ruimte vrij voor de entreebalie, looppaden, stoelen en eventuele kledingrekken; een volle zaal wordt snel onoverzichtelijk.
Stuur verkopersvoorwaarden en het inschrijfformulier tegelijk mee. Vraag uiterlijk 7 dagen voor de beurs dieetwensen en bijzonderheden op, zodat reserveringen en catering niet op het laatste moment veranderen.
Bevestig iedere tafeltoewijzing afzonderlijk en vermeld het tafelnummersysteem. Print daarnaast een inschrijflijst, naamkaartjes en prijslijsten; digitale informatie helpt niet als iemand bij de entree snel iets moet controleren.
Test betaalterminals, koffiezetapparaten en waterkokers vooraf op de locatie. Tel stekkerdozen en verlengkabels per zone, zodat apparatuur niet op één overbelast aansluitpunt terechtkomt.
Leg een ochtendvolgorde vast: locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, tafelkleden leggen, entreebalie inrichten, routeborden ophangen en koffie voorbereiden. Leg handlampen en portofoons klaar voor het geval de zaal donker is of de organisatie uit elkaar loopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verzamelaarsbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie, zaalindeling en verkopersvoorwaarden. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen en tafelaantallen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een verzamelaarsbeurs?: Tel per verkoper het afgesproken aantal tafels op en reserveer daarnaast ruimte voor de entreebalie en looppaden. Maak de definitieve zaalindeling uiterlijk 2 weken voor de beurs, wanneer de meeste aanmeldingen binnen zijn.
Wat moet ik op de beursdag klaarleggen bij de entree?: Leg de inschrijflijst, naamkaartjes, tafelnummers, bezoekersinformatie en eventueel wisselgeld bij de entreebalie. Controleer dit minstens 30 minuten voor opening, zodat je verkopers en bezoekers niet tegelijk hoeft te helpen.
Hoeveel koffie en thee moet ik voorbereiden voor een verzamelaarsbeurs?: Reken voor een eerste voorraad op ongeveer 2 kopjes per aanwezige verkoper en medewerker, plus extra voor bezoekers als je dit aanbiedt. Zet koffie en thee in de laatste 30 minuten voor opening klaar en houd thermoskannen achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.