Checklist para organizar una feria de coleccionistas

Organizar una feria de coleccionistas requiere coordinar vendedores, mesas, visitantes y muchos detalles de última hora. Empieza fijando la fecha, el lugar y la distribución de la sala; después abre las inscripciones y asigna una mesa a cada vendedor. En los días previos tendrás que confirmar reservas, publicar cómo llegar y preparar señales, listas y tarjetas identificativas. Esta checklist reúne el trabajo administrativo, la comunicación y el montaje para que la feria pueda abrir a la hora prevista.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Determinar el número de mesas
2 personas
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la feria en línea
Gestionar inscripciones
Asignar mesas a los vendedores
2 personas
Enviar confirmaciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Publicar información para visitantes
Compartir información sobre el aparcamiento
Preparar señales de ruta
Hacer tarjetas con nombres
Crear números de mesa
Imprimir listas de precios
Imprimir la lista de inscripciones
Retirar cambio en efectivo
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar mesas
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de vendedores
2 personas
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colocar los números de mesa
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Conectar las máquinas de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus mesas
2 personas
Revisar las mesas de venta
3 personas
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los vendedores
2 personas
Hacer rondas por la sala
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Responder a las preguntas de los vendedores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la venta
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas

Seguimiento

Vaciar las mesas de venta
5 personas
Plegar mesas y sillas
5 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Cargar los materiales
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar la información de los vendedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 40
Sillascant. 30
Mostrador de entrada
Taburetescant. 4
Percheroscant. 4
Mantelescant. 40
Carros plegablescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 80
Platoscant. 80
Platos de postrecant. 80
Cucharillascant. 80
Tenedores de postrecant. 80

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Terminales de pagocant. 2
Micrófono de mano
Walkie-talkiescant. 4
Linternas de manocant. 4
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2
Laminadora
Lámina de laminadocant. 50
Grapadorascant. 2
Perforadorascant. 2
Cortadora de papel
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de notascant. 6
Portapapelescant. 6
Señalización de pagocant. 4
Rollos de reciboscant. 10
Cargadores USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Filtros de cafécant. 200
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 4
Pinzascant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Tijerascant. 4
Abridores de botellascant. 4

Decoración

Cartel de entrada
Señales de rutacant. 8
Números de mesacant. 40
Tarjetas de nombrecant. 80
Pegatinas de flechascant. 24
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 2
Jarras de aguacant. 6
Cajas isotérmicascant. 4
Bandejas para servircant. 8
Cafeterascant. 4
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 4
Cajas de bebidascant. 6

Limpieza

Papelelerascant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Define la distribución de la sala antes de cerrar las inscripciones. Así sabrás cuántas mesas caben y podrás asignarlas sin bloquear entradas, pasillos ni el mostrador de entrada.
Envía las condiciones de participación junto con el formulario de inscripción. Pide también las preferencias dietéticas con antelación para no tener que resolverlas el mismo día.
Publica la información para visitantes al menos 7 días antes: horario, aparcamiento y forma de acceso. Coloca las señales de ruta antes de abrir el recinto, no cuando ya estén llegando los primeros asistentes.
Prepara por separado el material de cada mesa: número, tarjeta con el nombre del vendedor y lista de precios. Imprime también una lista general de inscripciones para controlar quién ha llegado.
Calcula el servicio de café y té para toda la jornada y revisa máquinas, teteras, termos, vasos, tazas y filtros antes de cargar el material. Lleva regletas y cables alargadores solo después de comprobar dónde están los enchufes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de coleccionistas?: Ábrelas después de fijar la fecha, el lugar, la distribución y las condiciones de los vendedores. Como referencia práctica, deja al menos 4 semanas para recibir solicitudes, gestionar preferencias y asignar las mesas.
¿Cuándo debo enviar la confirmación a los vendedores?: Envíala cuando cierres las inscripciones y hayas asignado todas las mesas, idealmente entre 7 y 10 días antes de la feria. Incluye el número de mesa, la hora de llegada, las condiciones y la información de aparcamiento.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de coleccionistas?: Deja listas las tarjetas con nombres, los números de mesa, las listas de precios, la lista de inscripciones y las señales de ruta. Comprueba también el inventario y prepara el material que debe transportarse para no empezar el montaje con compras pendientes.
¿Cuánto cambio en efectivo necesito para la feria?: Retira el cambio después de estimar cuántos vendedores aceptarán efectivo y qué importes suelen manejar. Hazlo como mínimo el día anterior y sepáralo del dinero de las inscripciones para facilitar el control en la entrada.

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