Checklist pour organiser un salon des collectionneurs

Un salon des collectionneurs se prépare d’abord avec les exposants, puis avec la circulation des visiteurs et l’accueil sur place. Cette checklist regroupe les 74 tâches et les 74 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Vous y trouverez notamment la réservation du lieu, les inscriptions, l’attribution des tables, les informations pratiques, les paiements et la préparation du café. Les oublis les plus fréquents concernent la monnaie, les rallonges, les numéros de table et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Déterminer le nombre de tables
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le salon en ligne
Traiter les inscriptions
Attribuer les tables aux vendeurs
2 personnes
Envoyer les confirmations
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Publier les informations aux visiteurs
Partager les informations de stationnement
Préparer les panneaux de direction
Créer des badges nominatifs
Créer des numéros de table
Imprimer les listes de prix
Imprimer la liste d’inscription
Prévoir la monnaie en espèces
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir des vendeurs
2 personnes
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Placer les numéros de table
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Brancher les machines à café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Diriger les vendeurs vers les tables
2 personnes
Vérifier les tables de vente
3 personnes
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Faire les tours de salle
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Finaliser la vente
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

Dégager les tables de vente
5 personnes
Replier les tables et les chaises
5 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les informations des vendeurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 40
Chaisesqté 30
Bureau d’accueil
Tabouretsqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 40
Chariots pliantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Microphone à main
Talkies-walkiesqté 4
Lampes de pocheqté 4
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2
Laminatrice
Film de plastificationqté 50
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2
Massicot
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 6
Presse-papiersqté 6
Panneaux de paiementqté 4
Rouleaux de tickets de caisseqté 10
Chargeurs USBqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 200
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Pincesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 4
Décapsuleursqté 4

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux de directionqté 8
Numéros de tableqté 40
Badges nominatifsqté 80
Autocollants flèchesqté 24
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Tableaux de présentationqté 4
Marqueurs craieqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 2
Carafes d’eauqté 6
Caisses réfrigéréesqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cafetièresqté 4
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 4
Casiers de boissonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de lancer les invitations : prévoyez ensuite un délai d’au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et attribuer les tables.
Demandez aux vendeurs leurs besoins dès le formulaire d’inscription. Vous saurez ainsi combien de tables, de chaises et de prises électriques prévoir avant l’installation.
Envoyez la confirmation aux exposants avec leur numéro de table, les horaires d’arrivée, les conditions de vente et les informations de stationnement au moins 7 jours avant le salon.
Préparez la signalétique, les badges et les listes imprimées la veille. Ajoutez les panneaux de direction et une lampe de poche pour les zones mal éclairées.
Pour l’accueil, regroupez les terminaux de paiement, la monnaie en espèces, les listes d’inscription et les informations visiteurs au même bureau. Installez le café et le thé avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des collectionneurs ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le lieu, recruter les vendeurs, traiter les inscriptions et annoncer le salon. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, l’impression et la logistique.
Quand faut-il attribuer les tables aux vendeurs ?: Attribuez les tables après la clôture des inscriptions, idéalement 10 à 14 jours avant le salon. Envoyez ensuite à chaque vendeur sa confirmation, son numéro de table et les horaires d’installation.
Que faut-il prévoir pour l’accueil d’un salon des collectionneurs ?: Préparez un bureau d’accueil avec la liste d’inscription, les badges, les informations visiteurs, la monnaie en espèces et les terminaux de paiement. Installez-le avant l’ouverture, avec les panneaux de direction déjà en place.
Quand préparer le café et le thé pour les exposants ?: Achetez et vérifiez le matériel au plus tard la veille, puis préparez les machines à café, bouilloires, tasses, verres et thermos avant l’arrivée des vendeurs. Prévoyez aussi les multiprises et rallonges nécessaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.