Sammlermesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sammlermesse steht und fällt mit einer klaren Tischplanung und verlässlichen Informationen für Verkäufer und Besucher. Lege zuerst Datum, Ort und Raumaufteilung fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Verkäuferbedingungen, Tischzuweisungen, Werbung und Besucherhinweise. Kurz vor dem Termin werden Listen, Schilder, Wechselgeld, Technik und die Versorgung mit Kaffee, Tee und Wasser vorbereitet. Die Checkliste führt dich in dieser Reihenfolge durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Tischzahlen festlegen
2 Personen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messe online ankündigen
Anmeldungen bearbeiten
Tische den Verkäufern zuweisen
2 Personen
Bestätigungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Besucherinformationen veröffentlichen
Parkinformationen teilen
Routenschilder vorbereiten
Namensschilder erstellen
Tischnummern erstellen
Preisliste drucken
Anmeldeliste ausdrucken
Bargeld zum Wechseln abheben
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
5 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Verkäuferstand einrichten
2 Personen
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Tischnummern aufstellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeemaschinen anschließen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu den Tischen führen
2 Personen
Verkaufstische kontrollieren
3 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Eintritt kassieren
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Verkäufer unterstützen
2 Personen
Rundgänge durch den Saal machen
2 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Verkäuferfragen beantworten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Verkäufer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

Verkaufstische abräumen
5 Personen
Tische und Stühle zusammenklappen
5 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten endreinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Verkäuferinformationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 40
StühleAnz. 30
Eingangsbereich
HockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 40
KlappwagenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
WassergläserAnz. 80
TellerAnz. 80
TortenplattenAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
GebäckgabelnAnz. 80

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenterminalsAnz. 2
Handmikrofon
FunkgeräteAnz. 4
HandlampenAnz. 4
GeldkassettenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2
Laminiergerät
LaminierfolieAnz. 50
TackerAnz. 2
LocherAnz. 2
Papierschneider
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
NotizblöckeAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
ZahlungsschilderAnz. 4
KassenbonrollenAnz. 10
USB-LadegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeefilterAnz. 200
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 4
ZangenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ScherenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

Eingangsschild
WegweiserAnz. 8
TischnummernAnz. 40
NamensschilderAnz. 80
PfeilaufkleberAnz. 24
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 2
SchreibtafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 2
WasserkannenAnz. 6
KühlkistenAnz. 4
ServierplattenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 6
ZuckerdosenAnz. 4
GetränkekistenAnz. 6

Reinigung

MülleimerAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Plane die Tischzahlen erst nach der Raumaufteilung und prüfe die Fluchtwege. Weise Verkäufern ihre Tische spätestens einige Tage vor der Messe zu, damit Rückfragen nicht am Veranstaltungstag entstehen.
Veröffentliche mit der Einladung gleich Anfahrt, Parkmöglichkeiten und Besucherinformationen. Bereite zusätzlich Routenschilder vor und bringe sie vor dem Einlass an, statt sie erst vor Ort zu formulieren.
Drucke Anmeldeliste, Tisch- und Namensschilder sowie die Preisliste spätestens am Vortag. Halte außerdem Bargeld zum Wechseln bereit und prüfe Kartenterminals, Verlängerungskabel und Funkgeräte.
Rechne den Aufbau rückwärts vom Einlass: Mobiliar, Tischdecken und Beschilderung müssen vor dem Öffnen stehen. Klappwagen, Handlampen und ein Handmikrofon sparen Zeit, wenn viele Tische gleichzeitig eingerichtet werden.
Bereite Kaffee und Tee nicht erst nach der Ankunft der ersten Besucher vor. Prüfe Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Serviergeschirr am Vortag und bringe alles gesammelt zur Location.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sammlermesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Verkäuferbedingungen. Öffne die Anmeldung danach möglichst früh, damit du Tischzahlen und Raumaufteilung realistisch planen kannst.
Wann sollte ich die Verkäufer einer Sammlermesse einteilen?: Bearbeite die Anmeldungen fortlaufend und verschicke die Tischzuweisungen spätestens 7 Tage vor der Messe. So bleibt noch Zeit, fehlende Angaben, Ernährungswünsche oder Reservierungen zu klären.
Was muss am Tag vor der Sammlermesse vorbereitet werden?: Drucke Anmeldeliste, Namensschilder, Tischnummern und Preisliste am Vortag. Prüfe außerdem Bestand, Technik, Wechselgeld und die komplette Kaffee- und Teeausstattung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Sammlermesse?: Plane für das Einrichten mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein, bei vielen Tischen eher mehr. Die Location sollte geöffnet sein, bevor Verkäufer eintreffen, damit Tischzuweisungen und Beschilderung ohne Verzögerung funktionieren.

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