Checklist voor een goed georganiseerd verhalenfestival

Een verhalenfestival vraagt meer dan vertellers en een programma. Je stemt meerdere zalen, leeshoeken, ontvangst en techniek op elkaar af, terwijl bezoekers hun route moeten kunnen vinden. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de definitieve bezoekerslijst. In de laatste week draait het om briefing, catering, materialen en controle op locatie. Gebruik deze checklist om niets te laat te regelen, van microfoons en naambadges tot koffie, thee en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vertellers en auteurs bevestigen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Festival online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve bezoekerslijst maken
Programma en routebord drukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Vertellersbriefing versturen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie controleren
2 personen

Event

Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Leeshoeken inrichten
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Microfoons klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Eerste verhalenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Tweede verhalenronde begeleiden
2 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Servies en tafels bijhouden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Laatste verhalenronde afronden
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4
Verlenghaspelsaantal 2

Decoratie

Verhalenpostersaantal 12
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Boekenstandaardsaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
Programmaflyersaantal 110

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Soeplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de route vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer de locatie en zalen op datzelfde moment, zodat je bezoekers direct correcte tijden en ruimtes geeft.
Stuur vertellers uiterlijk één week vooraf een briefing met hun zaal, begintijd, beschikbare microfoon en praktische informatie. Zo kunnen wijzigingen nog worden verwerkt zonder het programma opnieuw te drukken.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het festival en maak daarna één definitieve bezoekerslijst. Gebruik die lijst voor naambadges, catering, dieetwensen en de indeling van leeshoeken en zalen.
Test geluidsapparatuur, draadloze microfoons en luidsprekers vóór de ontvangst begint. Leg reservebatterijen klaar en controleer verlengkabels, stekkerdozen en verlenghaspels voordat je licht en geluid aansluit.
Plan versproducten op de festivaldag en zet koffie en thee pas kort voor de ontvangst klaar. Reken servies per verwachte bezoeker en houd extra kopjes, glazen en bestek apart voor aanvulling tijdens het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verhalenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vertellers en locatie. Verstuur uitnodigingen zodra deze onderdelen vaststaan; plan de definitieve bezoekerslijst in de laatste week.
Wanneer stuur ik de briefing naar vertellers?: Stuur de vertellersbriefing ongeveer 7 dagen voor het festival. Vermeld daarin hun zaal, starttijd, route, microfoon en contactpersoon, zodat je de laatste vragen vóór de opbouw kunt afhandelen.
Hoeveel zalen heb ik nodig voor een verhalenfestival?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige verhalenrondes, maar plan minimaal één zaal per parallel programmaonderdeel en daarnaast ruimte voor ontvangst en leeshoeken. Leg de zaalindeling uiterlijk bij het drukken van programma en routebord vast.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een verhalenfestival?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en zet ze uiterlijk 7 dagen vooraf op één overzicht. Bereken daarna de cateringhoeveelheden en haal versproducten zo dicht mogelijk voor de start van het festival op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.