Checklist para organizar un festival de cuentos
Organizar un festival de cuentos requiere coordinar programa, narradores, salas y público sin dejar los detalles técnicos para el último momento. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para avanzar en orden, desde fijar la fecha hasta preparar la recepción y los rincones de lectura. Incluye también los puntos que suelen fallar: permisos, preferencias dietéticas, acreditaciones, sonido, iluminación y cantidades de catering. Úsala como guía de trabajo y marca cada paso a medida que lo completes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Confirmar narradores y autores
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Comprobar permisos y notificaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el festival en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Imprimir el programa y el mapa de ruta
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enviar la briefing de narradores
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Evento
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar rincones de lectura
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar luces y iluminación ambiental
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Dejar los micrófonos listos
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Acompañar la primera ronda de historias
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Guiar una segunda ronda de historias
2 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Controlar la vajilla y las mesas
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Cerrar la última ronda de historias
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 12
- Taburetescant. 12
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 3
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes para micrófonocant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnalda de lucescant. 4
- Enrollacablescant. 2
Decoración
- Pósters de historiascant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
- Atriles para libroscant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 30
- Folletos del programacant. 110
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Tazones para sopacant. 90
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 12
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharones para sopacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los narradores antes de anunciar el festival. Envía la invitación y la información de cada sesión con suficiente antelación para poder gestionar cambios.
- Comprueba los permisos y las notificaciones requeridas al reservar el recinto. Hazlo antes de imprimir el programa, el mapa de ruta o los folletos, porque cualquier cambio de sala puede obligarte a rehacerlos.
- Calcula el catering a partir de la lista definitiva de asistentes y sus preferencias dietéticas. Reserva las cantidades antes de hacer la compra y recoge los productos frescos lo más cerca posible del día del festival.
- Haz una prueba completa del sonido en las salas: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas. Deja baterías de repuesto y enrollacables preparados; suelen olvidarse hasta que empieza la primera lectura.
- Monta primero recepción, mesas y sillas, y después los rincones de lectura, la decoración y la iluminación ambiental. Deja las acreditaciones, tarjetas de nombre, bolígrafos y folletos juntos en el mostrador para no buscarlos cuando lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cuentos?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, programa, recinto, narradores y permisos. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, imprimir materiales y confirmar el catering.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de asistentes?
- Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes del festival. Así puedes calcular el catering, recoger las preferencias dietéticas y preparar las acreditaciones sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa el mismo día, antes de abrir la recepción, y otra comprobación breve 30 minutos antes de la primera sesión. Revisa micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y baterías de repuesto.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al festival?
- Deja listos el programa, el mapa de ruta, las acreditaciones, la briefing de narradores y los materiales que se llevarán al recinto. También conviene confirmar el montaje de salas y comprobar que hay suficientes tazas, vasos, platos y cubiertos.
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