Checklist pour organiser un festival de contes

Un festival de contes demande une coordination précise entre les conteurs, les auteurs, les salles et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et le programme, puis avancez vers les autorisations, les inscriptions et la communication. La dernière semaine sert surtout à confirmer les besoins alimentaires, préparer les supports et envoyer le briefing. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les coins lecture, tester le son et préparer le café avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les conteurs et les auteurs
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Vérifier les autorisations et les déclarations
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le festival en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des visiteurs
Imprimer le programme et le panneau de parcours
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Envoyer le briefing des conteurs
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes

Événement

Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager des coins lecture
3 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage et l’éclairage d’ambiance
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer les micros
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer le premier tour de récits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer le deuxième tour de récits
2 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Garder la vaisselle et les tables en ordre
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Clore le dernier tour de témoignages
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tabouretsqté 12
Nappesqté 12
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges électriquesqté 2

Décoration

Posters d’histoiresqté 12
Guirlandesqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Présentoirs à livresqté 8
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Flyers du programmeqté 110

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 90
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louches à soupeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de contacter les conteurs et les auteurs : cela permet de confirmer les salles, les horaires et le parcours sans multiplier les changements.
Lancez les inscriptions assez tôt pour établir une liste définitive des visiteurs. Demandez les besoins alimentaires avant de calculer les quantités de catering et de faire les courses.
Envoyez le briefing des conteurs au plus tard quelques jours avant le festival, avec les horaires, les salles, les accès et le matériel prévu. Cela évite les demandes de dernière minute.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’ouverture. Il faut mettre en place les tables et les chaises, l’accueil, les coins lecture, la décoration et l’éclairage.
Testez les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée du public, puis gardez des piles de rechange et des rallonges accessibles. Préparez aussi le café et le thé avant le premier accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de contes ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières priorités sont le programme, les conteurs, le lieu, les autorisations et la communication.
Combien de temps prévoir pour installer un festival de contes ?: Prévoyez au minimum 2 heures sur place avant l’ouverture, et davantage si plusieurs salles sont utilisées. Réservez ce temps pour le mobilier, l’accueil, les coins lecture, la décoration et les tests audio.
Quand faut-il arrêter la liste des visiteurs ?: Arrêtez la liste définitive 3 à 5 jours avant le festival. Vous pourrez ainsi préparer les badges nominatifs, imprimer le programme et ajuster les quantités de nourriture et de boissons.
Que faut-il tester avant un spectacle de contes ?: Testez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage et les câbles au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi l’éclairage et gardez des piles de rechange à l’accueil technique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.