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Geschichtenfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geschichtenfestival braucht mehr als ein gutes Programm: Erzähler müssen bestätigt, Räume passend eingerichtet und die Technik vor dem ersten Auftritt getestet werden. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Programmplanung bis zum Empfang und der Vorbereitung von Kaffee und Tee. Besonders leicht vergessen werden Wegweiser, Namensschilder, Ernährungswünsche und Ersatzbatterien für Funkmikrofone. Plane außerdem genügend Zeit ein, um Materialien, Licht und Leseecken vor Ort in Ruhe zu prüfen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Erzähler und Autoren bestätigen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Festival online ankündigen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Besucherliste erstellen

  • Programm- und Wegweiser drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Erzähler-Briefing versenden

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

Event

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Leseecken einrichten

    3 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Mikrofone bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Erste Gesprächsrunde begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Zweite Erzählrunde begleiten

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Tische kontrollieren

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Letzte Vorleserunde abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Dekoration

  • GeschichtenposterAnz. 12
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 6
  • KreidestifteAnz. 12
  • BuchständerAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • StifteAnz. 30
  • ProgrammflyerAnz. 110

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 90
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • SuppenkellenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Räume früh gemeinsam fest. Für mehrere Leseecken brauchst du nicht nur Sitzplätze, sondern auch klare Wegweiser und ausreichend Abstand zwischen den Erzählorten.
  • Schließe die Besucherliste spätestens einige Tage vor dem Festival ab. Dann kannst du Cateringmengen berechnen, Ernährungswünsche berücksichtigen und Namensschilder ohne Zeitdruck vorbereiten.
  • Schicke den Erzählerinnen und Erzählern das Briefing mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Darin sollten Auftrittszeiten, Raum, technische Abläufe und die gewünschte Ankunftszeit stehen.
  • Teste die Tonanlage am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn mit den tatsächlichen Funkmikrofonen. Lege Ersatzbatterien bereit und prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofonständer und Verlängerungskabel.
  • Richte Empfangstheke, Leseecken und Kaffee- beziehungsweise Teestation vor dem Einlass vollständig ein. Stelle Programmflyer, Namensschilder, Stifte, Tassen, Gläser und Geschirr so bereit, dass eine Person den Empfang allein bedienen kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Geschichtenfestival organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Erzählern und Location. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die endgültige Besucherliste für ein Geschichtenfestival feststehen?
Schließe die Liste etwa 5 bis 7 Tage vor dem Festival ab. So bleiben 2 bis 3 Tage, um Cateringmengen, Ernährungswünsche, Namensschilder und Programmflyer anzupassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Geschichtenfestivals?
Plane für Möbel, Leseecken, Empfang, Dekoration und Licht mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Für den Tontest mit Mikrofonen solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Was wird bei einem Geschichtenfestival am häufigsten vergessen?
Oft fehlen Wegweiser, Namensschilder, Ersatzbatterien und ausreichend Verlängerungskabel. Prüfe diese Dinge spätestens am Vortag und lege Technik sowie gedruckte Unterlagen getrennt für den Transport bereit.

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