Veilingavond organiseren: checklist en planning

Een veilingavond staat of valt met overzicht: gasten moeten zich snel kunnen registreren, kavels moeten herkenbaar zijn en betalingen mogen aan het einde niet ophouden. Begin daarom met datum, locatie en veilingvoorwaarden en werk daarna toe naar kavels, vrijwilligers en techniek. Regel de betaalwijze ruim vooraf en test microfoons, luidsprekers en presentatiescherm minstens één keer op locatie. Deze checklist helpt je de 75 taken in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum en tijden publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Veilingvoorwaarden publiceren
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Locatie en zaal bevestigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Veilingkavels inventariseren
3 personen
Kavels nummeren
3 personen
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
Minimumprijzen vastleggen
2 personen
Kavelfoto's maken
2 personen
Veilingcatalogus opmaken
2 personen
Veilingcatalogus afdrukken
2 personen
Betalingswijze vastleggen
2 personen
Betaalapparaat reserveren
Catering bestellen
2 personen
Stoelen en tafels reserveren
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kavels naar locatie brengen
3 personen
Kavels veilig opslaan
2 personen
Registratielijsten voorbereiden
2 personen
Betaal- en ontvangstformulieren maken
2 personen
Kavelstickers printen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Kavels uitstallen
4 personen
Kavelbordjes plaatsen
2 personen
Veilingtafels klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoon en speakers testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Veilingmaterialen klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Inloopbalie bemannen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Biednummers uitgeven
2 personen
Veilingcatalogi uitdelen
2 personen
Kavels toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Veilingregels aankondigen
Kavels veilen
3 personen
Biedingen registreren
2 personen
Verkochte kavels markeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Betalingen controleren
2 personen
Winnaars informeren
2 personen
Kavels voor afhalen klaarzetten
3 personen
Kavels meegeven
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Overgebleven kavels veilig opbergen
2 personen
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
Niet opgehaalde kavels melden
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Veilingadministratie archiveren
Opbrengst overboeken
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 140
Registratiebalie
Kaveltafelsaantal 6
Afhaaltafelaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Betaalterminal
Laptopaantal 2
Printer
Presentatiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 180
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Veilingmateriaal

Biednummersaantal 150
Kavelbordjesaantal 100
Kavelstickersaantal 120
Veilingcatalogiaantal 150
Biedingsformulierenaantal 200
Ontvangstbewijzenaantal 150
Pennensetsaantal 30
Clipboardsaantal 12
Kistjes voor kavelsaantal 12
Contantgeldkist
Nummerstandaardsaantal 150
Opbergbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kaveladministratie vóór je de catalogus opmaakt. Nummer elk kavel, leg de minimumprijs vast en schrijf per kavel een korte beschrijving; maak daarna pas foto’s en druk de catalogus af.
Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor registratie en één voor betalingen. Zet een aparte registratiebalie en afhaaltafel klaar, zodat aanmelden, betalen en kavels ophalen niet door elkaar lopen.
Test de techniek uiterlijk op de dag vóór de veiling. Controleer beide draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen en het presentatiescherm met de laptop.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters tijdig door aan de catering. Zet koffie, thee en water apart van de veilingruimte klaar met kopjes, glazen en serveerschalen.
Breng kavels niet pas vlak voor de start naar de locatie. Vervoer ze eerder, nummer de kaveltafels en bewaar onverkochte of betaalde kavels gescheiden in opslagbakken tot het afhaalmoment.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een veilingavond versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de veilingavond. Open de aanmeldingen direct en vermeld daarin de datum, tijden, locatie en uiterste aanmelddatum.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de kavels voor te bereiden?: Plan minimaal 2 weken voor het inventariseren, nummeren, fotograferen en beschrijven van de kavels. Leg de minimumprijzen daarna vast en druk de catalogus uiterlijk 3 dagen vóór de avond af.
Wanneer moet ik de techniek van een veilingavond testen?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en presentatiescherm minstens 1 dag vooraf. Doe daarnaast op de avond zelf een korte geluidstest voordat bezoekers binnenkomen.
Hoe regel ik betalingen na afloop van een veilingavond?: Leg de betalingswijze minimaal 1 week vooraf vast en reserveer dan ook de betaalterminal. Richt één betaalpunt in en houd een aparte afhaaltafel vrij, zodat betalende bezoekers hun kavels gecontroleerd kunnen meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.