Boekenveiling organiseren: een praktische checklist

Een boekenveiling staat of valt met een strakke indeling van boeken, kavels en betalingen. Leg eerst de datum, locatie en voorwaarden vast en geef inzenders daarna een duidelijke deadline. Reken tijd voor het ophalen, innemen en controleren van boeken: pas daarna kun je kavels samenstellen en prijzen bepalen. Op de veilingdag moeten registratie, presentatie, geluid en afrekening naast elkaar werken. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum vastleggen
Locatie reserveren
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Inzamelpunten bekendmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Boeken ophalen
3 personen
Boeken innemen
2 personen
Boeken op staat controleren
3 personen
Veilingkavels samenstellen
3 personen
Kavelnummers toewijzen
2 personen
Boeken prijzen
2 personen
Kavellijst afdrukken
Betalingswijze voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boeken transporteren
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Kassageld klaarleggen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Boeken per kavel uitstallen
4 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Inschrijving openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Veilingregels toelichten
Boeken presenteren
2 personen
Biedingen registreren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Verkochte boeken markeren
2 personen
Afrekenen en boeken uitgeven
3 personen
Onverkochte boeken registreren
2 personen
Kassageld afsluiten
2 personen

Nazorg

Boeken inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Onverkochte boeken retourneren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Boekenkastenaantal 4
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Betaalterminal
Rekenmachineaantal 2

Veilingmateriaal

Kavelkaartenaantal 150
Biednummersaantal 100
Prijsstickersaantal 200
Kleverige etikettenaantal 300
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Kassa
Geldkist
Ontvangstboekaantal 2
Inpakdozenaantal 40
Inpakpapieraantal 2
Verpakkingstapeaantal 6
Touwaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Kavelbordjesaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een vaste inzameldeadline minstens 7 dagen vóór de veiling. Dan houd je tijd over om boeken op staat te controleren, dubbele titels te combineren en ontbrekende informatie bij inzenders na te vragen.
Maak de kavellijst pas definitief nadat alle boeken zijn ingenomen. Geef elk kavel een nummer en druk de lijst op papier af; leg daarnaast kavelkaarten, biednummers en kleverige etiketten klaar bij de registratietafel.
Test microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 60 minuten vóór aanvang. Controleer vanaf de achterste stoel of de veilingmeester verstaanbaar is, niet alleen of de apparatuur aangaat.
Richt de betaalplek in met een kassa of geldkist, rekenmachine en betaalterminal voordat bezoekers binnenkomen. Spreek één persoon aan voor betalingen en noteer verkochte kavels direct in het ontvangstboek om zoekwerk aan het einde te voorkomen.
Reserveer na afloop minimaal 30 minuten voor inpakken en onverkochte boeken. Zet inpakdozen, inpakpapier, verpakkingstape en touw al klaar bij de uitgang, zodat kopers niet tussen de uitgestalde kavels hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een boekenveiling te organiseren?: Plan minimaal 4 weken voor een kleine boekenveiling en langer als je veel boeken inzamelt. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, voorwaarden en uitnodigingen; reserveer de laatste 7 dagen voor innemen, kavels samenstellen en de opbouw.
Wanneer moet je boeken voor een veiling inzamelen?: Sluit de inzameling 7 tot 10 dagen vóór de veiling. Zo heb je tijd om de staat te controleren, boeken te prijzen, kavelnummers toe te wijzen en de kavellijst af te drukken.
Hoeveel boeken zitten er in één veilingkavel?: Houd voor een overzichtelijk kavel meestal 1 tot 5 boeken aan, afhankelijk van formaat, onderwerp en verwachte waarde. Zet boeken alleen samen als ze logisch bij elkaar horen; losse bijzondere titels kun je beter apart aanbieden.
Hoe lang duurt de opbouw van een boekenveiling?: Reken voor een kleine veiling op 90 tot 120 minuten opbouwtijd. Zet eerst tafels, stoelen en boekenkasten neer, richt daarna de veilingtafel en registratie in en sluit af met het uitstallen per kavel en de geluidstest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.