Checklist para organizar una noche de subasta

Una noche de subasta necesita más preparación que reunir los lotes y abrir las puertas. Hay que coordinar inscripciones, condiciones, catálogo, pagos, catering, voluntarios y la parte técnica en un orden concreto. Esta checklist reúne 75 tareas y 58 artículos para que puedas avanzar desde la fecha y el lugar hasta la recogida segura de los lotes. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento, como probar los micrófonos, confirmar el terminal de pago o preparar las descripciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios de la subasta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar las condiciones de la subasta
2 personas
Contratar al subastador
Reclutar voluntarios
2 personas
Confirmar el lugar y la sala
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar los lotes de subasta
3 personas
Numerar los lotes
3 personas
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
Fijar los precios mínimos
2 personas
Tomar fotos de los lotes
2 personas
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
Imprimir catálogo de subasta
2 personas
Registrar el método de pago
2 personas
Reservar el terminal de pago
Pedir el catering
2 personas
Reservar sillas y mesas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar los lotes al lugar
3 personas
Almacenar los lotes de forma segura
2 personas
Preparar listas de registro
2 personas
Crear formularios de pago y recepción
2 personas
Imprimir etiquetas de lote
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Exponer los lotes
4 personas
Colocar los carteles de los lotes
2 personas
Preparar las mesas de subasta
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el material de la subasta
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender el mostrador de recepción
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Entregar los números de puja
2 personas
Repartir catálogos de la subasta
2 personas
Explicar los lotes
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar las normas de la subasta
Subastar lotes
3 personas
Registrar pujas
2 personas
Marcar los lotes vendidos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Comprobar los pagos
2 personas
Informar a los ganadores
2 personas
Preparar los lotes para recoger
3 personas
Entregar los lotes
3 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Guardar de forma segura las parcelas restantes
2 personas
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
Informar de los lotes no recogidos
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar la administración de la subasta
Transferir los ingresos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 140
Mostrador de registro
Mesas de lotescant. 6
Mesa de recogidacant. 2
Taburetescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Terminal de pago
Portátilcant. 2
Impresora
Pantalla de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasoscant. 180
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Abrebotellascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesacant. 6

Material de subasta

Números de pujacant. 150
Carteles de lotecant. 100
Pegatinas de lotescant. 120
Catálogos de subastacant. 150
Formularios de pujacant. 200
Recibos de recepcióncant. 150
Juego de bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Cajitas para lotescant. 12
Caja para efectivo
Soportes para númeroscant. 150
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Toallascant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: publica la fecha y los horarios, abre las inscripciones y envía las invitaciones. Deja las condiciones de la subasta visibles antes de que la gente se registre.
Cierra el inventario de lotes al menos 3 semanas antes. Numera cada lote, fija el precio mínimo, redacta la descripción y toma las fotos antes de preparar el catálogo.
Confirma el método de pago y reserva el terminal como mínimo 2 semanas antes. Registra también quién cobra y cómo se entregarán los comprobantes al finalizar la subasta.
Haz una prueba técnica 3 o 4 días antes con los micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, impresora y pantalla. Comprueba además que haya cables alargadores y regletas suficientes para la sala.
El día anterior, separa los lotes por número y guárdalos en cajas o en un espacio seguro. Prepara el mostrador de registro, la mesa de recogida y las mesas de lotes para que los voluntarios no tengan que reorganizar la sala durante el evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de subasta?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la fecha. Así tendrás tiempo para confirmar el lugar, contratar al subastador, reclutar voluntarios, abrir inscripciones y cerrar el catálogo sin trabajar con prisas.
¿Cuándo hay que cerrar los lotes de una subasta?: Procura cerrar el inventario al menos 3 semanas antes. Necesitas tiempo para numerar los lotes, redactar sus descripciones, fijar los precios mínimos, tomar fotos e imprimir el catálogo.
¿Cuándo se debe probar el sonido para una subasta?: Haz una prueba completa entre 3 y 4 días antes, y vuelve a comprobar las conexiones al llegar al lugar. Prueba los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas y la pantalla con el subastador.
¿Cuándo se encarga el catering para una noche de subasta?: Confirma el catering al menos 2 semanas antes y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Cuenta también con tiempo para revisar tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y máquinas de café.

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