Checklist voor een goed georganiseerde benefietveiling
Een benefietveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Je moet vooraf het goede doel, opbrengstdoel, de veilingvoorwaarden en de betaling vastleggen, terwijl vrijwilligers en techniek op de avond zelf moeten weten wat er gebeurt. Begin enkele weken vooraf met sponsoren, donateurs en uitnodigingen. In de laatste week controleer je de kavellijst, startprijzen, registratie, catering en opslag van de veilingitems. Met deze checklist werk je de voorbereiding in een vaste volgorde af.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Veilingdatum en locatie bevestigen
Goed doel en opbrengstdoel vastleggen
2 personen
Begroting en entreeprijs opstellen
2 personen
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Veilingmeester vastleggen
Muziek en techniek regelen
2 personen
Sponsoren en donateurs benaderen
3 personen
Veilingitems verzamelen
3 personen
Veilingitems registreren
2 personen
Veilingitems fotograferen
2 personen
Kavellijst en startprijzen maken
2 personen
Betalingsmethode vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek en plattegrond maken
2 personen
Betaal- en registratieformulieren maken
2 personen
Kavelkaarten en biedkaarten printen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Veilingitems ophalen
3 personen
Veilingitems veilig opslaan
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kavels verpakken
2 personen
Contant geld en wisselgeld klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Veilingtafels inrichten
3 personen
Kavelkaarten plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Hapjes en drank klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Biednummers uitdelen
2 personen
Veilingitems toelichten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Biedingen registreren
2 personen
Veiling openen
2 personen
Kavels veilen
3 personen
Biedingen controleren
2 personen
Verkochte kavels registreren
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Veilingopbrengst tussentijds beveiligen
2 personen
Winnaars informeren
2 personen
Betalingen afhandelen
3 personen
Veilingitems uitgifte begeleiden
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Veilingopbrengst tellen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sleutels en toegang controleren
Verhuurmaterialen retourneren
2 personen
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Donateurs betalingsbewijs sturen
2 personen
Winnaars afhaalafspraken bevestigen
2 personen
Veilingadministratie archiveren
Bedankbericht publiceren
Restantmaterialen opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Registratiebalie
- Veilingtafelaantal 2
- Krukkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 40
Servies
- Bordenaantal 100
- Dessertbordjesaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 90
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Pinautomaat
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 6
- Labelprinter
- Printer
- Reservebatterijenaantal 20
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Lampstatievenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Stoelhoezenaantal 90
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Bloemstukkenaantal 8
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Plakbandaantal 6
- Touwaantal 2
- Kleefgumaantal 4
- Fotolijstenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 10
- Schaaltjesaantal 20
- Tangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Dienbladenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Wijnopenersaantal 4
- IJscontainersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Veilingmateriaal
- Kavelkaartenaantal 80
- Biedkaartenaantal 100
- Biednummersaantal 100
- Kavelstickersaantal 100
- Klemboardsaantal 12
- Pennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 12
- Contantgeldkist
- Geldtelbak
- Enveloppenaantal 120
- Kassabonnenaantal 150
- Verzenddozenaantal 30
- Cadeaulintaantal 4
- Inpakpapieraantal 6
- Noppenfolieaantal 2
- Ducttapeaantal 4
- Scharenaantal 8
- Rekenmachinesaantal 4
- Ordnersaantal 6
- Opbergkrattenaantal 12
- Fotocamera
- Statief
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 3
- Toiletrolhoudersaantal 3
Veiligheid
- Zaklampenaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
- Waarschuwingsbordenaantal 4
- Plakband voor kabelsaantal 4
Tips
- Leg veilingvoorwaarden en betaling uiterlijk twee weken vooraf vast. Beschrijf daarin hoe deelnemers bieden, wanneer ze betalen en wat er gebeurt als een gewonnen kavel niet wordt opgehaald.
- Registreer elk veilingitem met minimaal een nummer, omschrijving, schenker, waarde en eventuele voorwaarden. Fotografeer de items en maak de kavellijst met startprijzen voordat de uitnodigingen definitief worden verstuurd.
- Plan voor de registratiebalie minstens twee vrijwilligers tijdens het eerste uur. Gebruik biedkaarten of tablets en houd een aparte betaalregistratie bij, zodat de veilingmeester na afloop niet alle gegevens hoeft te reconstrueren.
- Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, laptops, pinautomaat en verlengkabels minimaal één uur vóór aanvang. Leg reservebatterijen en oplaadkabels klaar; een lege microfoonbatterij onderbreekt de veiling direct.
- Maak het draaiboek concreet per halfuur en wijs per taak een naam toe. Neem ook het ophalen en veilig opslaan van veilingitems op, plus een laatste controle van bewegwijzering, catering, dieetwensen en de veilingtafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietveiling organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, goed doel en opbrengstdoel. Reserveer in de eerste 2 weken ook de veilingmeester en start met het benaderen van sponsoren en donateurs.
- Hoeveel veilingitems heb ik nodig voor een benefietveiling?
- Plan ongeveer 1 kavel per 5 tot 8 aanwezige gasten. Voor 80 gasten kom je daarmee uit op circa 10 tot 16 kavels; houd rekening met de tijd die de veilingmeester per kavel nodig heeft.
- Wanneer moet de kavellijst met startprijzen klaar zijn?
- Maak de definitieve kavellijst uiterlijk 7 dagen voor de veiling. Dan kun je kavelkaarten, biedkaarten en online of geprinte informatie nog controleren en afdrukken.
- Hoeveel vrijwilligers zijn nodig bij een benefietveiling?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 25 gasten, plus een veilingmeester. Bij 80 gasten zijn 4 vrijwilligers een praktisch minimum voor registratie, betaling, kavelbegeleiding en algemene ondersteuning.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!