Checklist pour organiser une soirée de vente aux enchères

Une soirée de vente aux enchères demande surtout une bonne coordination entre les lots, les inscriptions et le déroulement de la vente. Commencez par fixer la date, le lieu et les conditions, puis avancez vers l’inventaire, le catalogue et la logistique du jour J. Prévoyez aussi le paiement, le retrait des lots et les besoins alimentaires des participants. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 58 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires de la vente aux enchères
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier les conditions de vente aux enchères
2 personnes
Réserver un commissaire-priseur
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer le lieu et la salle
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier les lots de la vente aux enchères
3 personnes
Numéroter les lots
3 personnes
Rédiger les descriptions des lots
2 personnes
Fixer les prix minimum
2 personnes
Prendre des photos de parcelles
2 personnes
Mettre en page le catalogue de vente aux enchères
2 personnes
Imprimer le catalogue de la vente aux enchères
2 personnes
Définir le mode de paiement
2 personnes
Réserver le terminal de paiement
Commander le catering
2 personnes
Réserver des chaises et des tables
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer les lots sur le site
3 personnes
Stocker les lots en sécurité
2 personnes
Préparer les listes d’enregistrement
2 personnes
Créer les formulaires de paiement et de réception
2 personnes
Imprimer les étiquettes de lots
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les lots
4 personnes
Installer les panneaux de lots
2 personnes
Préparer les tables de vente aux enchères
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le micro et les haut-parleurs
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le matériel de vente aux enchères
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les numéros d’enchère
2 personnes
Distribuer les catalogues de la vente aux enchères
2 personnes
Présenter les lots
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer les règles de la vente aux enchères
Mettre les lots aux enchères
3 personnes
Enregistrer les offres
2 personnes
Marquer les lots vendus
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier les paiements
2 personnes
Informer les gagnants
2 personnes
Préparer les lots à retirer
3 personnes
Distribuer les lots
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Ranger en sécurité les lots restants
2 personnes
Relancer les paiements en attente
2 personnes
Signaler les lots non retirés
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver l’administration de la vente aux enchères
Virer le produit
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 140
Comptoir d'inscription
Tables de lotqté 6
Table de retraitqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Écran de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verresqté 180
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Matériel de vente aux enchères

Numéros d'enchèreqté 150
Panneaux de lotqté 100
Autocollants de lotqté 120
Catalogues de vente aux enchèresqté 150
Formulaires d’enchèreqté 200
Justificatifs de réceptionqté 150
Sets de stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Caisses pour les lotsqté 12
Caisse d'espèces
Présentoirs à numérosqté 150
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le commissaire-priseur et le lieu plusieurs semaines à l’avance : leurs disponibilités déterminent directement la date et les horaires annoncés aux invités.
Ne gardez pas l’inventaire des lots pour la dernière semaine. Attribuez un numéro à chaque lot, rédigez sa description, fixez son prix minimum et prenez les photos avant la mise en page du catalogue.
Prévoyez un parcours distinct pour l’inscription et le retrait des lots. Un comptoir d’inscription à l’entrée et une table de retrait clairement identifiée évitent les files mélangées après la vente.
Testez la sonorisation avec les microphones sans fil, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises, souvent oubliées lors de l’installation.
Définissez le paiement avant d’ouvrir les inscriptions et réservez le terminal suffisamment tôt. Le jour de la vente, gardez un ordinateur portable, l’imprimante et les informations des acheteurs au même point de contrôle.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée de vente aux enchères ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu et le commissaire-priseur, d’ouvrir les inscriptions, d’inventorier les lots et de préparer le catalogue.
Combien de temps avant faut-il publier les conditions de vente ?: Publiez-les dès l’ouverture des inscriptions, idéalement 4 à 6 semaines avant la soirée. Les participants doivent connaître les prix minimum, le mode de paiement et les modalités de retrait avant de s’inscrire.
Quand préparer le catalogue de la vente aux enchères ?: Finalisez le catalogue environ 10 à 14 jours avant l’événement. Prévoyez ensuite quelques jours pour l’impression et gardez une version numérique au cas où un lot ou une description devrait être corrigé.
Que faut-il vérifier le jour de la vente aux enchères ?: Arrivez au moins 3 heures avant l’accueil du public. Contrôlez les lots numérotés, la table d’inscription, le terminal de paiement, la sonorisation, les sièges, le catering et l’espace sécurisé prévu pour le stockage.

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