Auktionsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Auktionsabend braucht mehr Vorbereitung als nur Lose und einen Auktionator. Du musst Termine, Anmeldungen, Auktionsbedingungen, Mindestpreise, Technik, Catering und die Abholung der ersteigerten Gegenstände aufeinander abstimmen. Plane die Lose frühzeitig ein: Sie müssen inventarisiert, nummeriert, beschrieben und sicher zur Location gebracht werden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Veröffentlichung bis zur Zahlung und Ausgabe am Abend durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Auktionsdatum und Uhrzeiten veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Auktionsbedingungen veröffentlichen
2 Personen
Auktionator festlegen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Ort und Saal bestätigen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auktionslose inventarisieren
3 Personen
Lose nummerieren
3 Personen
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
Mindestpreise festlegen
2 Personen
Losfotos machen
2 Personen
Auktionskatalog gestalten
2 Personen
Auktionskatalog drucken
2 Personen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Kartenzahlungsgerät reservieren
Catering bestellen
2 Personen
Stühle und Tische reservieren
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lose zur Location bringen
3 Personen
Lose sicher verwahren
2 Personen
Anmeldelisten vorbereiten
2 Personen
Zahlungs- und Empfangsformulare erstellen
2 Personen
Losetiketten drucken
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Lose ausstellen
4 Personen
Los-Schilder aufstellen
2 Personen
Auktionstische aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon und Lautsprecher testen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Auktionsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Empfangstresen besetzen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
Auktionskataloge ausgeben
2 Personen
Lose erläutern
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Auktionsregeln ankündigen
Lose versteigern
3 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Zahlungen prüfen
2 Personen
Gewinner informieren
2 Personen
Lose zum Abholen bereitstellen
3 Personen
Lose ausgeben
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Verbleibende Lose sicher aufbewahren
2 Personen
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
Nicht abgeholte Lose melden
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Auktionsunterlagen archivieren
Einnahmen überweisen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 140
Registrierungstheke
Los-TischeAnz. 6
AbholtischAnz. 2
HockerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kartenterminal
LaptopAnz. 2
Drucker
Präsentationsbildschirm

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
GläserAnz. 180
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 6

Auktionsmaterial

AuktionsnummernAnz. 150
Parzellen-SchilderAnz. 100
StandetikettenAnz. 120
AuktionskatalogeAnz. 150
GebotsformulareAnz. 200
EmpfangsbestätigungenAnz. 150
StiftesetsAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
Kisten für LoseAnz. 12
Bargeldkasse
NummernständerAnz. 150
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandtücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum, Uhrzeiten, Anmeldeprozess und Auktionsbedingungen frühzeitig und schließe die Anmeldung mit genügend Vorlauf, damit du Ernährungswünsche und die erwartete Gästezahl bearbeiten kannst.
Beginne mit der Losverwaltung, sobald die Gegenstände feststehen. Nummeriere jedes Los eindeutig, schreibe die Beschreibung, lege den Mindestpreis fest und fotografiere es, bevor du den Auktionskatalog gestaltest und druckst.
Plane Registrierung, Auktion und Abholung räumlich getrennt: Eine Registrierungstheke, eigene Los-Tische und ein Abholtisch verhindern Staus, besonders direkt nach dem Zuschlag.
Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Präsentationsbildschirm vor dem Einlass gemeinsam. Lege Verlängerungskabel bereit und prüfe, ob das Kartenterminal am Veranstaltungsort zuverlässig funktioniert.
Bringe die Lose nicht erst kurz vor Beginn zur Location. Verwahre sie bis zum Transport sicher und teile die Ausgabe nach der Zahlung mit klaren Nummern und einer vorbereiteten Abholliste ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Auktionsabend organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten Wochen legst du Datum, Ort, Auktionator, Bedingungen und Helfer fest; anschließend folgen Anmeldungen, Lose, Katalog, Technik und Catering.
Wie viele Helfer braucht man für einen Auktionsabend?: Plane mindestens 5 bis 8 Helfer ein, abhängig von Gästezahl und Losmenge. Du brauchst Unterstützung für Registrierung, Losverwaltung, Technik, Zahlungen und die Ausgabe der ersteigerten Gegenstände.
Wann müssen die Lose für einen Auktionsabend fertig sein?: Inventar, Nummerierung, Beschreibungen, Mindestpreise und Fotos sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Abend abgeschlossen sein. So bleibt Zeit für Katalogdruck, Rückfragen und eine sichere Übergabe an die Location.
Wie viel Catering braucht man für einen Auktionsabend?: Bestelle die Mengen erst, wenn die Anmeldungen ausgewertet und Ernährungswünsche erfasst sind, meist 7 bis 10 Tage vorher. Plane zusätzlich Getränke, Gläser, Teller und Besteck für alle angemeldeten Gäste sowie einen kleinen Puffer ein.

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