Checklist voor een goed georganiseerde Valentijnsmarkt

Een Valentijnsmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en versiering. Je regelt tegelijk de marktindeling, vergunningen, standhouders, catering, betaalmogelijkheden en activiteiten voor bezoekers. Begin met datum en locatie, werk daarna de praktische voorwaarden uit en bevestig pas vervolgens leveranciers en deelnemers. In de laatste week draait alles om aantallen, dieetwensen, weersverwachting, stroom en materialen. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn en welke zaken vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kramen reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Standhouders aanmelden
2 personen
Standhouders bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Muziek afspeellijst maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route- en parkeerinformatie maken
Plattegrond voor bezoekers maken
Valentijnsactiviteiten voorbereiden
3 personen
Betaalsysteem testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Bederfelijke producten ophalen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Tafels en kramen laden
4 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Activiteitenhoek inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Kassa's gereedmaken
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar hun plek wijzen
3 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Entree bemannen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Valentijnskaartenhoek begeleiden
2 personen
Fotowand begeleiden
Muziek bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
Toiletten controleren
Standhouders informeren over sluiting
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Catering afbouwen
4 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen

Nazorg

Kramen demonteren
6 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Posters verwijderen
2 personen
Standhouders nabellen
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 18
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 18
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schoteltjesaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Valentijnsslingersaantal 20
Hartballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 12
Kunstbloemenaantal 30
Rozenblaadjesaantal 10
Fotowand
Fotopropsaantal 25
Menukaartenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 20
Kaarsglazenaantal 30
LED-kaarsenaantal 30
Rode lopersaantal 2
Valentijnskaartenrekkenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
LED-schijnwerpersaantal 6
Lantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Foliehoudersaantal 3
Koelelementenaantal 24
Serveerbladenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Handdesinfectieaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Servieskrattenaantal 8

Activiteiten

Wenskaartenstandaardsaantal 6
Kleurpotlodenaantal 48
Viltstiftenaantal 48
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Tafelezelsaantal 6
Spiegel

Informatie

Infobordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf welke vergunningen en verzekeringen nodig zijn. Vraag ook meteen na hoeveel stroompunten beschikbaar zijn, zodat je weet of verlengkabels, stekkerdozen of extra voorzieningen nodig zijn.
Maak de marktindeling voordat je kramen en tafels definitief reserveert. Houd ruimte vrij voor looproutes, Valentijnsactiviteiten, wachtrijen bij catering en een duidelijk betaalpunt.
Bevestig standhouders uiterlijk 2 weken voor de markt en verzamel dan ook hun dieetwensen, stroombehoefte en aankomsttijd. Zo voorkom je last-minute wijzigingen in de plattegrond en cateringbestelling.
Test betaalterminals, koffiezetapparaten, waterkokers, speakers en microfoon minstens 3 dagen vooraf. Laad oplaadkabels en powerbanks volledig op en leg een reserveoplossing klaar voor uitval.
Controleer het weer 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Bij een buitenmarkt moeten partytenten, materialen en bezoekersinformatie daarop zijn afgestemd; haal bederfelijke producten zo laat mogelijk op en zet ze direct gekoeld weg.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Valentijnsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer daarna kramen en benader leveranciers; bevestig standhouders en catering uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een Valentijnsmarkt?: Dat hangt af van het aantal standhouders: reken in de basis 1 marktkraam per deelnemer. Reserveer daarnaast ruimte voor catering, activiteiten en een betaalpunt en houd minimaal 1,5 meter vrij voor een comfortabele looproute.
Wanneer moet ik de catering voor een Valentijnsmarkt bestellen?: Bestel de catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en haal gekoelde of bederfelijke producten pas op de dag zelf op.
Wat moet ik regelen voor stroom op een Valentijnsmarkt?: Controleer uiterlijk 4 weken vooraf hoeveel stroompunten beschikbaar zijn en hoeveel vermogen de apparatuur vraagt. Test alle aansluitingen 3 dagen vooraf en neem voldoende verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.