Checklist pour organiser un Marché de la Saint-Valentin

Un Marché de la Saint-Valentin demande une coordination précise entre exposants, stands, visiteurs et animations. Commencez par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis avancez vers l’aménagement, les inscriptions et la communication. Les points souvent réglés trop tard sont l’alimentation électrique, les besoins alimentaires, les moyens de paiement et le plan d’accès. Cette checklist regroupe les étapes du projet jusqu’à la préparation du matériel et des produits périssables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Créer la playlist musicale
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Créer un plan pour les visiteurs
Préparer les activités de la Saint-Valentin
3 personnes
Tester le système de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits périssables
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Charger les tables et les stands
4 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager le coin activités
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le coin cartes de la Saint-Valentin
2 personnes
Accompagner le mur photo
Gérer la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Démonter le catering
4 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer les affiches
2 personnes
Relancer les exposants
Signaler les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 18
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Sous-tassesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de la Saint-Valentinqté 20
Ballons en forme de cœurqté 100
Poids pour ballonsqté 12
Fleurs artificiellesqté 30
Pétales de roseqté 10
Mur photo
Accessoires photoqté 25
Cartes de menuqté 20
Décorations de tableqté 20
Photophoresqté 30
Bougies LEDqté 30
Tapis rougesqté 2
Présentoirs pour cartes de la Saint-Valentinqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs LEDqté 6
Lanternesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Supports pour filmqté 3
Pains de glaceqté 24
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Bacs à vaisselleqté 8

Activités

Présentoirs pour cartes de vœuxqté 6
Crayons de couleurqté 48
Feutresqté 48
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 12
Présentoirs de tableqté 6
Miroir

Informations

Panneaux d’informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants, puis vérifiez les autorisations et l’assurance au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Cela évite de réserver des stands pour un emplacement qui n’est pas encore validé.
Dessinez l’aménagement du marché avant de confirmer les stands. Prévoyez les circulations, les tables, les chaises, les portants et un espace clairement identifiable pour l’accueil et les activités de la Saint-Valentin.
Demandez les besoins électriques de chaque fournisseur lors de l’inscription. Testez les rallonges, multiprises, machines à café, bouilloires et terminaux de paiement au plus tard la veille.
Clôturez les inscriptions alimentaires avant de commander le catering. Prévoyez un délai d’au moins 7 jours pour transmettre les quantités, les régimes particuliers et les horaires de livraison.
Publiez les informations pratiques plusieurs jours avant l’événement : itinéraire, stationnement, horaires et plan pour les visiteurs. Le jour même, répartissez les bénévoles par créneaux et gardez des batteries externes, des câbles de recharge et une solution de paiement de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un Marché de la Saint-Valentin ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, la réservation des stands et l’inscription des exposants doivent être confirmées avant de lancer largement la communication.
Quand confirmer les exposants d’un Marché de la Saint-Valentin ?: Demandez les inscriptions environ 6 semaines avant l’événement et confirmez la liste 3 à 4 semaines avant. Demandez au même moment leurs besoins en alimentation électrique, mobilier et restauration.
Que faut-il prévoir pour le paiement sur un marché ?: Testez chaque terminal de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture et prévoyez un câble de recharge par appareil. Gardez aussi des batteries externes et une solution de secours si le réseau ou l’alimentation tombe.
Quand acheter les produits périssables pour le marché ?: Faites les courses non périssables quelques jours avant, puis récupérez les produits périssables le jour précédent ou le matin même selon leur conservation. Vérifiez les prévisions météo avant l’achat et adaptez le stockage avec des glacières si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.