Checklist para organizar un Mercado de San Valentín

Un Mercado de San Valentín necesita más coordinación que una simple feria: hay que encajar puestos, expositores, actividades, catering y medios de pago en el mismo espacio. Empieza cerrando la fecha y la ubicación, y deja resueltos pronto los permisos, el seguro y la electricidad. Después organiza las inscripciones, la distribución y la difusión. En los últimos días céntrate en productos perecederos, materiales, voluntarios, previsión meteorológica y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Reservar puestos
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Crear lista de reproducción
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la información de ruta y aparcamiento
Crear un mapa para los visitantes
Preparar actividades de San Valentín
3 personas
Probar el sistema de pago
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos perecederos
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Cargar mesas y puestos
4 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Conectar la corriente
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el rincón de actividades
3 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
4 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores su ubicación
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir el catering
4 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar el rincón de tarjetas de San Valentín
2 personas
Coordinar el photowall
Controlar la música
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer el buffet durante el evento
3 personas
Comprobar los baños
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar las cajas
2 personas
Desmontar el catering
4 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Devolver el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los carteles
2 personas
Llamar de nuevo a los expositores
Informar de materiales dañados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 18
Taburetescant. 12
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platilloscant. 100
Platos reutilizablescant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4

Decoración

Guirnaldas de San Valentíncant. 20
Globos en forma de corazóncant. 100
Pesos para globoscant. 12
Flores artificialescant. 30
Pétalos de rosacant. 10
Photowall
Accesorios para fotoscant. 25
Cartas del menúcant. 20
Decoraciones de mesacant. 20
Vasos para velascant. 30
Velas LEDcant. 30
Alfombras rojascant. 2
Expositores de tarjetas de San Valentíncant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Focos LEDcant. 6
Farolescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 8
Portarrollos de filmcant. 3
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de serviciocant. 12

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 2
Cajas de vajillacant. 8

Actividades

Portacarteles para tarjetas de felicitacióncant. 6
Lápices de colorescant. 48
Rotuladorescant. 48
Tijerascant. 12
Barras de pegamentocant. 12
Caballetes de mesacant. 6
Espejo

Información

Carteles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Tableros de corchocant. 4
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del mercado antes de confirmar todos los puestos. Deja pasillos suficientemente anchos y reserva zonas concretas para catering, actividades, almacenamiento y cobro.
Comprueba los permisos, el seguro y los puntos de electricidad con varias semanas de antelación. Haz una prueba de los terminales de pago, las máquinas de café, los altavoces y los cables al menos 48 horas antes.
Pide a cada expositor sus necesidades y preferencias dietéticas durante la inscripción. Así podrás calcular el catering y evitar cambios de última hora en mesas, sillas, percheros o tomas eléctricas.
Prepara el mapa de visitantes y la información de ruta y aparcamiento antes de publicar el evento. Incluye también dónde están los puestos, las actividades de San Valentín, los baños y los puntos de cobro.
Haz la compra y recoge los productos perecederos el mismo día o el día anterior, según su conservación. Guarda vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas por zonas, y carga baterías externas y cables antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de San Valentín?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar puestos, confirmar expositores, comprobar permisos y contratar proveedores. Deja la revisión técnica, la compra y la preparación de materiales para los últimos 2 días.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Intenta cerrar la mayoría de los puestos 4 semanas antes del evento. Necesitas ese margen para fijar la distribución, calcular mesas y sillas, revisar necesidades eléctricas y publicar información precisa para visitantes.
¿Cuándo se debe pedir el catering para un Mercado de San Valentín?: Pide el catering entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya tengas una previsión fiable de expositores, voluntarios e inscripciones. Confirma las cantidades y las preferencias dietéticas 5 días antes.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al mercado?: Revisa durante las 24 horas previas la previsión del tiempo, los permisos, la electricidad, el sistema de pago, el sonido y la distribución. Deja preparados los materiales, las actividades, la señalización y las bebidas o alimentos que necesiten frío.

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