Checklist voor een goed doel open dag organiseren
Een goed doel open dag vraagt om meer dan een programma en wat tafels. Je moet bezoekers kunnen ontvangen, uitleg geven over het goede doel en donaties eenvoudig laten verlopen. Begin met datum, locatie en vergunningen; werk daarna toe naar promotie, aanmeldingen, vrijwilligers en catering. In de laatste week controleer je techniek, bewegwijzering, betaalmogelijkheden en de volledige voorraad. Zo voorkom je dat belangrijke zaken pas op de ochtend zelf boven water komen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Goede doel presenteren
2 personen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Donatievormen bepalen
2 personen
Betaalverzoek aanmaken
Contantgeldprocedure vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Activiteiten bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering reserveren
Extra stoelen regelen
Geluidsapparatuur regelen
Plattegrond maken
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Donatieformulieren afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Informatiekraam inrichten
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Activiteiten klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Goede doel toelichten
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Fotomomenten begeleiden
Programmaonderdelen aankondigen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Bezoekers bedanken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Donatiebedrag controleren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's en opbrengst delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare accu'saantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Fotowand
- Postersaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 40
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Informatie
- Informatiebordenaantal 6
- Folderhoudersaantal 4
- Foldersaantal 300
- Aanmeldlijstenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 4
Donaties
- Donatieboxenaantal 4
- QR-codekaartenaantal 12
- Kasgeldkist
- Bonnenboekjesaantal 4
Activiteiten
- Spelmaterialenaantal 4
- Kleurpotlodenaantal 4
- Kleurplatenaantal 100
- Prijslintjesaantal 50
- Knutselpapieraantal 200
- Lijmstiftenaantal 12
- Schminksetaantal 2
Veiligheid
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Afzetlintaantal 2
- Paraplu'saantal 4
Logistiek
- Opbergkrattenaantal 12
- Transportkarrenaantal 2
- Kabelbindersaantal 100
- Ducttapeaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 8
Tips
- Leg donaties uiterlijk twee weken vooraf vast: bepaal welke vormen je accepteert, maak het betaalverzoek aan en beschrijf wie contant geld inneemt, telt en bewaart.
- Maak het programma online zodra datum en locatie vaststaan, en stuur uitnodigingen daarna direct uit. Plan een tweede promotieronde met posters wanneer de aanmeldingen achterblijven.
- Verwerk dieetwensen niet mondeling op de dag zelf. Verzamel ze via het aanmeldformulier en geef het definitieve aantal en de speciale wensen uiterlijk één week vooraf door aan de catering.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, uitleg over het goede doel, donaties, catering en opruimen. Zorg dat elke post minstens één aangewezen vervanger heeft.
- Test uiterlijk één dag vooraf de speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen. Leg ook de plattegrond, bewegwijzering, donatieformulieren, naamkaartjes en een afgedrukt draaiboek klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een goed doel open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Plan promotie en sponsorbenadering uiterlijk 6 weken voor de open dag, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en vrijwilligers bij te sturen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goed doel open dag?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gelijktijdige bezoekers, plus een coördinator. Bij 60 bezoekers plan je dus minstens 4 mensen tegelijk in voor ontvangst, activiteiten, donaties en catering; wissel diensten na 2 tot 3 uur.
- Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?
- Reserveer de catering zodra je een redelijke bezoekersinschatting hebt, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en bevestig aantallen en wijzigingen uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
- Hoe regel ik donaties tijdens een goed doel open dag?
- Kies uiterlijk 3 weken vooraf de betaalvormen en maak het betaalverzoek aan. Leg voor contant geld een procedure vast met twee verantwoordelijke personen, een telmoment en een veilige plek; druk daarnaast voldoende donatieformulieren af.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!