Zo organiseer je een goed doel open dag

Begin met het doel, de datum en een programma dat bezoekers in één oogopslag begrijpen. Reserveer daarna de locatie en controleer direct of vergunningen nodig zijn, vooral bij partytenten, geluidsapparatuur of verkoop. Open het aanmeldformulier zodra de activiteiten vaststaan, zodat je dieetwensen en aantallen kunt verzamelen. Regel vervolgens sponsoren, catering en vrijwilligers en leg alle betaal- en donatieprocedures schriftelijk vast. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en een duidelijke indeling op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Goede doel presenteren
2 personen
5
Programma online publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Promotieposters verspreiden
3 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Donatievormen bepalen
2 personen
11
Betaalverzoek aanmaken
12
Contantgeldprocedure vastleggen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Activiteiten bevestigen
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Catering reserveren
18
Extra stoelen regelen
19
Geluidsapparatuur regelen
20
Plattegrond maken
21
Draaiboek afdrukken
22
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
23
Donatieformulieren afdrukken
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Voorraad controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Partytenten opzetten
4 personen
33
Informatiekraam inrichten
2 personen
34
Donatiepunt inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Activiteiten klaarzetten
3 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Registratietafel bemannen
2 personen
41
Bezoekers verwelkomen
2 personen
42
Goede doel toelichten
2 personen
43
Donaties registreren
2 personen
44
Activiteiten begeleiden
4 personen
45
Rondleidingen begeleiden
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet netjes houden
2 personen
50
Afvalbakken legen
51
Toiletten controleren
52
Fotomomenten begeleiden
53
Programmaonderdelen aankondigen
54
Laatste donaties verwerken
2 personen
55
Bezoekers bedanken
2 personen
56
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Materialen verzamelen
4 personen
60
Afval afvoeren
2 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Donatiebedrag controleren
2 personen
64
Donatiebedrag overmaken
65
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Bedankbericht versturen
68
Foto's en opbrengst delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare accu'saantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Postersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Informatie

Informatiebordenaantal 6
Folderhoudersaantal 4
Foldersaantal 300
Aanmeldlijstenaantal 6
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4

Donaties

Donatieboxenaantal 4
QR-codekaartenaantal 12
Kasgeldkist
Bonnenboekjesaantal 4

Activiteiten

Spelmaterialenaantal 4
Kleurpotlodenaantal 4
Kleurplatenaantal 100
Prijslintjesaantal 50
Knutselpapieraantal 200
Lijmstiftenaantal 12
Schminksetaantal 2

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Afzetlintaantal 2
Paraplu'saantal 4

Logistiek

Opbergkrattenaantal 12
Transportkarrenaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8

Tips

Leg uiterlijk 8 weken vooraf datum, locatie en programma vast. Publiceer daarna het programma online en stuur uitnodigingen, zodat je tijdig weet hoeveel stoelen, bekers en catering je nodig hebt.
Maak voor elke donatievorm één vaste werkwijze. Noteer wie het betaalverzoek beheert, wie contantgeld telt en waar donatieformulieren liggen; werk bij contant geld met minimaal twee verantwoordelijken.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per onderdeel één aanspreekpunt aan. Laat activiteiten, catering en geluidsapparatuur uiterlijk 7 dagen vooraf bevestigen.
Maak een plattegrond met aparte plekken voor ontvangst, donaties, buffet en activiteiten. Controleer daarbij stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen voordat je speakers, microfoon, koffiezetapparaten en waterkokers neerzet.
Print het draaiboek, de bewegwijzering, naamkaartjes en donatieformulieren uiterlijk 2 dagen vooraf. Tel ook de voorraad herbruikbaar servies, bestek, tafelkleden en koelelementen na; juist die kleine spullen worden vaak pas op de ochtend zelf gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een goed doel open dag?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer catering, apparatuur en vrijwilligers uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf.
Wanneer moet ik een vergunning voor een goed doel open dag controleren?: Controleer dit direct bij het vastleggen van de locatie en het programma, bij voorkeur 8 weken vooraf. Vraag extra na als je buiten werkt met partytenten, versterkt geluid, verkoop of veel bezoekers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een goed doel open dag?: Reken op minimaal één aanspreekpunt voor ontvangst, één voor donaties en één per gelijktijdige activiteit. Voor een programma met 4 activiteiten heb je meestal 7 tot 10 vrijwilligers nodig, zodat iedereen pauze kan nemen.
Wanneer maak je het draaiboek voor een goed doel open dag?: Maak een eerste versie 2 weken vooraf en werk die bij zodra aanmeldingen, vrijwilligers en activiteiten zijn bevestigd. Print de definitieve versie uiterlijk 2 dagen voor de open dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.