Zo organiseer je een Valentijnsmarkt zonder last-minute stress

Begin met datum, locatie en de indeling van de markt. Daarna regel je vergunningen, verzekering, kramen, stroom en standhouders voordat je bezoekers uitnodigt. Werk vervolgens de catering, Valentijnsactiviteiten, betaalmogelijkheden en vrijwilligers uit. In de laatste week controleer je het weer, haal je bederfelijke producten op en zet je materialen klaar. Zo zie je op tijd waar ruimte, stroom of bezetting tekortschiet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kramen reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Stroompunten controleren
2 personen
7
Leveranciers benaderen
2 personen
8
Standhouders aanmelden
2 personen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Evenement online publiceren
12
Promotieposters verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering bestellen
16
Muziek afspeellijst maken
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Route- en parkeerinformatie maken
19
Plattegrond voor bezoekers maken
20
Valentijnsactiviteiten voorbereiden
3 personen
21
Betaalsysteem testen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Bederfelijke producten ophalen
2 personen
25
Materialen klaarzetten
3 personen
26
Tafels en kramen laden
4 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Stroom aansluiten
2 personen
29
Kramen opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
4 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Activiteitenhoek inrichten
3 personen
35
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
4 personen
39
Kassa's gereedmaken
2 personen
40
Standhouders ontvangen
3 personen
41
Standhouders naar hun plek wijzen
3 personen
42
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
43
Entree bemannen
2 personen
44
Informatiepunt bemannen
2 personen
45
Catering serveren
4 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Valentijnskaartenhoek begeleiden
2 personen
48
Fotowand begeleiden
49
Muziek bedienen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
53
Toiletten controleren
54
Standhouders informeren over sluiting
2 personen
55
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
56
Kassa's afsluiten
2 personen
57
Catering afbouwen
4 personen
58
Standhouders laten afbouwen
4 personen
59
Verlichting uitschakelen
2 personen

Nazorg

60
Kramen demonteren
6 personen
61
Meubilair terugbrengen
4 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Apparatuur inpakken
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval sorteren
3 personen
66
Locatie schoonmaken
5 personen
67
Overgebleven eten verpakken
2 personen
68
Koelboxen leegmaken
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Posters verwijderen
2 personen
72
Standhouders nabellen
73
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 18
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 18
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schoteltjesaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Decoratie

Valentijnsslingersaantal 20
Hartballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 12
Kunstbloemenaantal 30
Rozenblaadjesaantal 10
Fotowand
Fotopropsaantal 25
Menukaartenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 20
Kaarsglazenaantal 30
LED-kaarsenaantal 30
Rode lopersaantal 2
Valentijnskaartenrekkenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
LED-schijnwerpersaantal 6
Lantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Foliehoudersaantal 3
Koelelementenaantal 24
Serveerbladenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Handdesinfectieaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Servieskrattenaantal 8

Activiteiten

Wenskaartenstandaardsaantal 6
Kleurpotlodenaantal 48
Viltstiftenaantal 48
Scharenaantal 12
Lijmstiftenaantal 12
Tafelezelsaantal 6
Spiegel

Informatie

Infobordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling zodra de locatie vaststaat. Reserveer per kraam niet alleen verkoopruimte, maar houd ook looppaden, wachtrijen en ruimte voor partytenten vrij.
Bevestig standhouders uiterlijk twee weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen, stroombehoefte en betaalwijze. Zo voorkom je op de opbouwdag extra verlengkabels of ontbrekende informatie.
Test betaalterminals, oplaadkabels en stekkerdozen minstens 48 uur voor opening. Controleer per verkoopplek of er stroom is en leg een alternatief klaar als een terminal uitvalt.
Plan vrijwilligers per tijdsblok van twee tot drie uur. Wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, iemand voor bezoekersvragen en iemand die catering en materialen bijhoudt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de tenten, route en parkeerinformatie daarop aan. Haal bederfelijke producten zo laat mogelijk op, bij voorkeur dezelfde dag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Valentijnsmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kramen. Bevestig standhouders en leveranciers uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een Valentijnsmarkt?: Dat hangt af van het aantal standhouders: reken één marktkraam per standhouder en reserveer daarnaast ruimte voor looppaden en activiteiten. Maak de plattegrond minimaal 4 weken vooraf, zodat je ontbrekende ruimte nog kunt oplossen.
Wanneer regel je vergunningen en verzekering voor een Valentijnsmarkt?: Controleer vergunningen en verzekering direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. De behandelingstermijn verschilt per situatie, dus wacht niet tot de laatste maand.
Hoe bereid ik catering voor op een Valentijnsmarkt?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en bestel de houdbare voorraad daarna. Haal koffie, gekoelde en andere bederfelijke producten zo laat mogelijk op en zet thermoskannen, kopjes en serveermateriaal vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.